Elektrik Borç Sorgulama
Aşağıdaki linkler yoluyla, bulunduğunuz kente göre elektrik faturalarınızı sorgulayabilir, elektrik borcunuzu öğrenebilirsiniz. Ayrıca arıza bildirimi, ödeme, abonelik gibi bazı işlemleri online olarak yapabilirsiniz.TEDAŞ Borç Sorgulama - TEDAŞ Fatura Sorgulama, TEDAŞ Borcu, TEDAŞ Elektrik Faturası, TEDAŞ Elektrik Borcu, tedas.gov.tr, tedas borcu sorgulama, tedaş abonelik, tedaş borç ödeme, tedaş genel müdürlüğü.
TEDAŞ Borç Sorgulama
TEDAŞ BORÇ SORGULAMA
TEDAŞ borcunuzu, TEDAŞ borç sorgulama ekranı yoluyla öğrenebilirsiniz. Ekrandan ilinizi seçip, işletme kodu ile abonelik numaranızı girerek, TEDAŞ'a ödeyeceğiniz elektrik ücretini öğrenebilirsiniz.
- Sayfanın Konuları: BEDAŞ Borç Sorgulama, BEDAŞ Fatura Sorgulama, BEDAŞ Borcu, Elektrik Faturası, Elektrik Borcu.
BEDAŞ Borç Sorgulama
- BEDAŞ BORÇ SORGULAMA EKRANI
BEDAŞ elektrik faturanızı, BEDAŞ'ın online borç sorgulama ekranı yoluyla öğrenebilirsiniz. Ekrana Tesisat No'yu girerek, BEDAŞ'a ödeyeceğiniz elektrik ücretini öğrenebilirsiniz. - BEDAŞ Haberleri
Haberler.com'un "BEDAŞ Haberleri" sayfasında, BEDAŞ konusundaki güncel gelişmeleri öğrenebilirsiniz.
TEDAŞ Fatura Bilgileri CEP’te!
Elektrik aboneleri; Turkcell, Avea ve Vodafone’un çözüm ortağı olan Ester’in “Mobilöğren Servisi” ile elektrik fatura bilgilerine anında ulaşabilecekler. TEDAŞ tarafından e-devlet’ten m-devlet’e geçiş sürecinde hizmete sunulan “TEDAŞ Mobil Bilgi Servisi” sayesinde abonelerin bilgiye erişiminde zaman ve mekan sınırları ortadan kaldırılmış olacak.
Bu hizmetten yararlanmak isteyen elektrik abonelerinin cep telefonlarına tüm operatörler için “ABONE boşluk İşletme Kodu boşluk Abone Numara”larını yazarak 4186 servis numarasına SMS göndermeleri kayıt olmaları için yeterli olacak. Elektrik aboneleri ayrıca www.tedas.gov.tr internet adresinden veya abone oldukları elektrik dağıtım şirketlerinin web adreslerinden de “TEDAŞ Mobil Bilgi Servisi”ne kayıt olabilecekler.
Servise abone olan kullanıcıların cep telefonlarına hizmet kapsamında aşağıda yer alan bilgiler her ay otomatik olarak SMS ile gönderilecek.
Servis aboneleri sunulacak hizmet kapsamında;
· Fatura borç tutarı ve son ödeme tarihini,
· Faturasının ödemesi yapıldığında ödeme yapıldı bilgisini,
· Son ödeme tarihi geçtiği halde ödenmemiş faturası varsa ödenmedi bilgisini,
· Ödenmeyen fatura nedeniyle abonenin elektriği kesilecekse kesinti bilgisini,
otomatik olarak öğrenebilecekler.
Elektrik aboneleri mobil bilgi servisine abone olmaksızın diledikleri zaman anlık sorgulama yaparak da fatura bilgilerine ulaşabilecek. Sorgulama için FATURAM boşluk İşletme Kodu boşluk Abone Numarası’ nın 4186’ya gönderilmesi yeterli olacak. Sorgulamalar, 4186 servis numarasına gönderilen ve 4186’dan gelen her bir mesaj için; mesaj başına 1 standart SMS / 2 Kontör olarak ücretlendirilecek.
Turkcell, Avea ve Vodafone kullanıcılarının hizmetine sunulan “TEDAŞ Mobil Bilgi Servisi” ile yapılan sorgulamalar ve servis aboneliği hizmeti kapsamında gönderilen otomatik bilgilendirme mesajları mesaj başına 1 Standart SMS/ 2 Kontör olarak ücretlendirilecek ve herhangi bir sabit abonelik ücreti alınmayacak.
“TEDAŞ Mobil Bilgi Servisi” Başkent EDAŞ, Aydem EDAŞ ve Kayseri ve Civarı Elektrik TAŞ bölgesi haricindeki tüm elektrik abonelerine hizmet verecektir.
“TEDAŞ Mobil Bilgi Servisi” hakkında detaylı bilgilere www.tedas.gov.tr ve www.mobilogren.net adreslerinden ulaşılabilir.
TEDAŞ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
TEDAŞ ELEKTRONİK BELGE
Ve EVRAK YÖNETİMİ BİLGİ SİSTEMİ
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Teknik Şartname
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı / İdari ve Sosyal İşler Daire Başkanlığı
Ekim 2009
Version 12 : 15.02.2010
İÇİNDEKİLER
1. TANIMLAR VE KISALTMALAR........................................................................................................ 4
2. KONU............................................................................................................................................. 9
3. İŞİN KAPSAMI................................................................................................................................ 9
4. AMAÇ........................................................................................................................................... 10
5. GENEL HÜKÜMLER...................................................................................................................... 10
6. FİRMA BİLGİLERİ......................................................................................................................... 14
6.1. FİRMA KRİTERLERİ....................................................................................................... 14
6.2. FİRMA YETERLİLİĞİ..................................................................................................... 14
7. UYGULAMA MİMARİSİ VE TEKNİK ÖZELLİKLER.......................................................................... 15
7.1 DOKÜMAN/EVRAK YÖNETİMİ.................................................................................... 15
7.1.1 Dosya Tasnif Planları.................................................................................................... 15
7.1.2 Saklama Planları............................................................................................................ 17
7.1.3 Elektronik Belgelerin Kayıt İşlemleri............................................................................ 19
7.1.4 EBYS Kullanım Özellikleri........................................................................................... 23
7.1.5 Evrak Yönetim Modülü................................................................................................ 26
7.1.6 Erişim Kontrolü Ve Güvenlik....................................................................................... 27
7.1.8 Belge Özellikleri............................................................................................................ 36
7.1.9 İçerik Yönetimi............................................................................................................. 38
7.1.10 İçerik Organizasyonu.................................................................................................. 39
7.1.11 İçeriklerin Toplanması ve Taranması........................................................................... 39
7.1.12 Dokümanların Sınıflandırılması................................................................................... 40
7.1.13 Sistem Yönetimi ve Konfigürasyonu.......................................................................... 40
7.1.14 Veri Tabanı Yönetimi (VTYS).................................................................................... 41
7.1.15 Meta veri Yönetimi..................................................................................................... 41
7.2 DOKÜMAN RAPORLAMA YÖNETİMİ........................................................................ 42
7.2.1 Raporlama ve Listeleme................................................................................................ 42
7.2.2 Yönetimsel ve İstatistiksel Raporlar.............................................................................. 42
7.3 Dokümantasyon ve Yardım............................................................................... 43
7.4 BİLGİ/VERİ YÖNETİMİ.................................................................................................. 43
7.5 İŞ AKIŞLARI VE SÜREÇ YÖNETİMİ........................................................................... 44
7.6 E–DEVLET UYGULAMALARI (E-İMZA).................................................................... 47
7.7.1. Genel Özellikler............................................................................................................ 47
7.7.2. Teknik Özellikler.......................................................................................................... 47
7.7.3 Teslim Ve Kabul Şartları............................................................................................... 48
7.7.4 Garanti Ve Teslim Sonrası Bakım................................................................................. 48
7.7.5 Eğitim Ve Dokümantasyon(e-imza).............................................................................. 49
7.8 TARAMA VE FAKS YAZILIMLARI İLE ENTEGRASYONU.................................... 49
7.9 GÜVENLİK VE GİZLİLİK YÖNETİMİ......................................................................... 49
8. ALINACAK DONANIM VE YAZILIM................................................................................................ 50
8.1 Harici Veri Depolama Sistemi (1 ADET)........................................................... 50
8.2 UYGULAMA SUNUCUSU (2 ADET)............................................................................. 51
8.3 WEB SUNUCUSU (4 ADET)............................................................................................ 52
8.4 TİP-1 TARAYICI (1 ADET).............................................................................................. 53
8.5 TİP-2 TARAYICI (70?? ADET)......................................................................................... 55
9 ELEKTRONİK ARŞİV OLUŞTURMA............................................................................................... 56
9.1 DİJİTAL ARŞİV................................................................................................................. 56
9.2 ÇALIŞMA ORTAMI.......................................................................................................... 58
9.3 DİĞER HUSUSLAR.......................................................................................................... 58
9.4 KABUL YÖNTEMİ............................................................................................................ 59
10 DİĞER KOŞULLAR....................................................................................................................... 59
10.1 EBYS STANDARTLARI................................................................................................. 59
10.2 TEKNİK DESTEK VE BAKIM....................................................................................... 60
10.3 GARANTİ KOŞULLARI................................................................................................. 60
10.4 EĞİTİM............................................................................................................................. 60
10.5 LİSANSLAMA KOŞULLARI......................................................................................... 61
11 PROJE PLAN VE TAKVİMİ........................................................................................................... 61
11.1 EBYS’NİN KURULUMU VE GERÇEKLEŞTİRİLMESİ............................................ 61
12 KURULUM.................................................................................................................................... 62
1. TANIMLAR VE KISALTMALAR
Teknik Şartname içerisinde bahsi geçen aşağıdaki kelime ve deyimler bu bölümde kararlaştırılan anlamları taşıyacaktır.
İDARE : Türkiye Elektrik Dağıtım A.Ş. (Kısaca TEDAŞ), İnönü Bulvarı No:27 Bahçelievler/ANKARA
YÜKLENİCİ : İdare tarafından işin ihale edildiği ve sözleşme imzalanan kişi yâda tüzel kişiyi ifade eder.
EBYS : TEDAŞ Elektronik Belge ve Evrak Yönetimi Bilgi Sistemi yazılımı.(Kısaca EBYS)
BİD: Bilgi İşlem Dairesi
API: Uygulama Geliştirme Ara yüzü
İŞ GÜNÜ: Resmi tatil günleri ve hafta sonu (Cumartesi, Pazar) haricindeki diğer günlerin 08:30 ile 17:30 arasında çalışma (mesai) saatleridir.
UÇ KULLANICI: Merkeze network ile bağlı olan yetki sınırları içinde işlem yapabilen uzak bağlantı birimlerini ifade eder. (Bölge Müdürlükleri vs.)
BİRİM: Organizasyon şemasında belirtilen her kademe, makam.
BİRİM ARŞİVİ: KURUM’a bağlı birimlerin görevleri ile ilgili faaliyetleri sonucunda oluşan, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı, aynı birimin sorumluluğundaki arşivlerdir.
BİRİM SİSTEMİ: Bilgisayarı meydana getiren merkezi işlem birimi, kontrol birimi, bellek ve dâhili diğer arabirimleri ve çevre birimleri ile bu cihaza ait tüm sistem yazılımı ve dokümantasyonudur.
DOKÜMAN: Her türlü yazı, etütler, rapor, program, kroki, plan, film, mesaj, fotoğraf, harita, matbu formlar, CD, DVD, bilgisayar disk veya disketlerdir.
BELGE: Herhangi bir bireysel veya kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi için alınmış ya da fonksiyonun sonucunda üretilmiş, içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon için delil teşkil eden kayıtlı bilgidir. Dokümandan farkı, değiştirilmesine izin verilmemesidir.
EK: Evrakın anlaşılmasını sağlayacak yardımcı evrak ve dokümanlardır.
ENVANTER: Birimlerin faaliyetleri sırasında kullandıkları donanım, teçhizat ve fonksiyonların nitelik ve nicelik açısından incelenmesidir.
EVRAK: Kâğıt formundaki dokümandır.
EVRAK TARİHÇESİ: Evrakın yaratılmasından imha edilmesine kadar geçen safhanın izlenmesini sağlayan görüntü ve çıktılardır.
PROVENANS: Elektronik belgelerin üretiminden tasfiyesine kadar olan yaşam döngüsündeki mülkiyet zinciridir.
İLGİ: Yazılan yazının önceden yazılan bir yazıya ek veya alınan bir yazının karşılığı ya da yazının tetkiki esnasında müracaat edilmesi gereken evrakın mevcudiyetini ifade eder.
İMHA: Belgenin/dokümanların yasal saklama süreleri sonunda sistemden çıkarılıp yok edilmesidir.
İMHA LİSTELERİ: Ayıklama İmha Komisyonunca imhaya ayrılan dosyaların bilgilerini içeren listelerdir.
İMHA TUTANAĞI: İmha listelerindeki dosyaların imha edildiğini gösteren belgedir.
CLIENT-KULLANICI: Sunucuların hizmet verdiği kullanıcı noktalarıdır.
İŞ AKIŞI: Evrak/Belge hazırlanması, dağıtılması ve havale işlemleri süreçlerini kapsayan ve işin tamamlanması için izlenen yoldur.
İŞ AKIŞI ADIM SÜRESİ: İş akışında iki kademe arasında belirlenen zamandır.
İŞ AKIŞININ SONLANDIRILMASI: İş akışını başlatan/parafe eden veya onaylayan kişiler tarafından sonlandırılması.
KURUM ARŞİVİ : İdarenin merkez teşkilatı içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezi arşivlerdir.
KULLANICI : TEDAŞ Çalışanları.
ONAY : Taslak evrakın veya dokümanın yetkili mercii tarafından kabul edilme işlemidir.
ÖNCELİKLİ EVRAK : “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” içinde yer alan öncelik dereceleri ile gönderilmesine karar verilen evraktır.
PARAFE: Dokümanda, hazırlayandan başlayarak aşama sırasına göre onaylayacak makama kadar bağlı bulunulan birimin amirleri tarafından verilen ön onaydır.
VEKÂLET: Bir personelin, izin gibi nedenlerle görevden ayrı kalması halinde bu kadro görevinin geçici bir süre, başka bir personel tarafından yürütülmesidir.
YAZILIM: Bilgi İşlem ve veri iletişim sistemleri ile çevre ünitelerinin münferit veya bilgisayar ağlarında çalışması ile ilgili bilgisayar programlarının, yordamlarının, kurallarının tümüdür.
YAZILIM SORUNU: Satın alınan yazılımın bir veya birkaçının işlevini kısmen ya da tamamen yerine getirmeme durumudur.
YAZILIM BAKIM / ONARIM SÜRESİ: Her bir yazılımın bakım / onarıma başlama süresinden itibaren ilgili yazılımın işlevini tam olarak yerine getirmesi sağlandıktan sonra ve kullanıcıya çalışır vaziyette teslimine kadar geçen süredir.
VTYS: Veri Tabanı Yönetim Sistemi.
ARA YÜZ: Internet web ortamında ve EBYS’nin altyapısı üzerinde çalışan program modülleridir. Kullanıcıların programa ulaşma, kullanma, veri girme veya görüntüleme amacı ile kullandıkları ekran formatıdır.
SINGLE SIGN-ON (SSO): Kullanıcıların, EBYS'ye bir defa giriş yaparak uygulamanın bütün alt modüllerine, tekrar giriş yapmalarına gerek kalmadan, erişim hakkı kazanmalarını sağlayan bir erişim kontrol metodudur.
YAŞAM DÖNGÜSÜ: Doküman/evrakın EBYS içinde ‘Doküman Yakalama ve Yaratma İşlemleri’ aşamasından başlayıp tasfiye işlemleri sonuçlanıncaya kadar olan evreleri kapsar.
VERSION: Uyarlama, sürüm, küçük hataları düzeltme.
YAYIM (RELEASE): Yeni özellikler ilave edilerek belli bir olgunluğa erişmiş, dağıtıma hazır.
OCR: Optik Karakter Tanıma (Optical Character Recognition).
EDI (ELECTONIC DATA INTERCHANGE): Standart bir formda yazılmış olan bilgilerin bilgisayarlar arasında aktarımı ve otomatik olarak yorumlanıp işlenebilmesi.
TÜBİTAK UEKAE: Bilgi güvenliği, haberleşme ve ileri elektronik alanlarında teknolojik çözümler üreten ve uygulayan, TÜBİTAK (Türkiye Bilimsel ve Teknik Araştırma Kurumu)’a bağlı olarak faaliyet gösteren Ulusal Elektronik ve Kriptoloji Araştırma Enstitüsü’dür.
KULLANICI PROFİLİ: Kullanıcıların erişim hakları, rolleri, grupları, kimlik ve şifre bilgilerinin tutulduğu dosyadır.
CHECK-OUT: EBYS’den dışarıya dosya çıkartmak.
CHECK-IN: EBYS’nin içerisine dosya almak.
Elektronik imza (E-İMZA): 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili ikincil mevzuat gereğince, ıslak imza ile aynı hukuksal etkiye sahip hale getirilmiş olan güvenli ve nitelikli elektronik imza (e-imza)‘dır. (2004/21 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kamu kurum ve kuruluşlarının nitelikli elektronik sertifika ihtiyaçlarının TÜBİTAK-UEKAE bünyesinde kurulmuş olan Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından yürütülmesi kararlaştırılmıştır). Elektronik belgenin üretim, iletim, kullanım, saklama ve imhasının sorumlu kişi veya kişiler tarafından gerçekleştirildiğini gösteren dijital bir işarettir. Bu işaret belgeye eklenmiş veya belge ile mantıksal olarak ilişkilendirilmiş olabilir.
ELEKTRONİK MÜHÜR: Elektronik belgenin yalnızca kastedilen alıcısı tarafından alındığını veya okunduğunu sağlamak üzere geliştirilmiş elektronik bir araçtır. Bu araç ile gönderilen elektronik belgelere ait gönderilme işlemi güvenilir üçüncü bir kurum tarafından onaylanır ve şifrelenir.
ELEKTRONİK ZAMAN DAMGASI: Elektronik belgenin üretim, iletim ve alındısına ait tarih bilgilerinin fiziksel olarak belgeye eklenmesidir.
ÖZEL ELEKTRONİK İŞARETLER: Elektronik belgelere eklenmiş veya onlarla ilişkilendirilmiş dijital filigran, amblem, logo ve benzeri işaretler.
Taşınma (MIGRATION): Bir yazılım sisteminin donanım ve veri tabanı seviyesinde bir ortamdan başka bir ortama taşınması işlemidir.
Birlikte Çalışabilirlik Rehberi: Başbakanlık tarafından Konusu Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberidir.
Standart Dosya Planı: 25.03.2005 tarih ve 25766 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak, 2005/7 sayılı genelge ile yürürlüğe konulan plandır.
Haberleşme Kodu: 13.08.1991 tarih ve 1991/17 sayılı Başbakanlık genelgesi ile yürürlüğe konulan, Kamu kurum ve kuruluşlarında, belgenin üretildiği kurumu ve birimi tanımlayan kodlardır.
TS 13298 STANDARDI: 16.07.2008 tarih ve 26938 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Başbakanlık genelgesinde belirtilmiş olan TS 13298 sayılı Elektronik Belge Yönetimi Standardı’dır.
ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ SİSTEM KRİTERLERİ REFERANS MODELİ (v.2.0):
e-Türkiye Projesi kapsamında ülkemizde yürütülen çalışmalar neticesinde, 2005/5 sayılı Yüksek Planlama Kurulu Kararı ve Eki e-Dönüşüm Türkiye Projesi Eylem Planı”nın 37. eyleminde, elektronik ortamlarda üretilecek, kayıt altına alınacak, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacakları usul ve esaslar ile kurumlarda oluşturulacak elektronik kayıt sistemlerinin birbirleriyle uyumlu işlemesi ve etkin bir şekilde yönetilmesine ilişkin asgari standartları belirleyen, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü proje ekibi tarafından hazırlanan modeldir.
RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS ve USULLER HAKKINDA YÖNETMELİK :
Elektronik Belge ve Elektronik İmza tanımları ile resmi yazışmalarda Bilişim Sistemlerinin kullanımına ilişkin düzenlemelerin yer aldığı, 03.12.2004 tarihli, 25659 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren yönetmeliktir.
Birlikte Çalışabilirlik: Yazılımların, sistemlerin, cihazların veya iş süreçlerinin, belli bir ortak işi gerçekleştirmek amacıyla birlikte çalışabilme; yani iki ya da daha çok sayıda sistem veya unsurun bilgi alışverişi yapabilme, bilgiyi kullanabilme, iletişim kurabilme, program çalıştırabilme ve veri aktarımı yapabilme yeteneğidir.
Kamu Kurumları İnternet Sitesi Kılavuzu: 27 Ocak 2007 tarihinde 2007/4 numara ile 26416 sayılı Resmi gazetede yayınlanan genelgede e-Dönüşüm Türkiye Projesi çalışmaları kapsamında 2003/48 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulan kamu kurum ve kuruluşlarının İnternet sitelerinde asgari düzeyde içerik ve tasarım uyumunun sağlanmasına yönelik olarak hazırlanmıştır.
ISO/IEC 27001: Bilişim Teknolojilerinde Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi'ni (BGYS) kurmak, geliştirmek, işletmek, izlemek, gözden geçirmek, sürdürmek ve iyileştirmek için bir model oluşturmak amacıyla hazırlanan bilgi güvenlik yönetim standardıdır.
ISO-15489 BELGE YÖNETİMİ STANDARDI : Özel sektör ve kamu sektöründeki iç ve dış kullanıcılar tarafından üretilen belgelerin yönetilmesine rehberlik edecek bilgileri içeren standarttır.
ISO/IEC 11179 Bilgi Teknolojisi Veri Elemanlarının Özellikleri ve Standardizasyonu: Veri elemanlarının niteliklerinin, uygulama sistemleri, veri tabanları, veri değişim mesajları vb. içindeki kullanımdan bağımsız olarak, temel niteliklerinin bir kümesi ile sınırlandırıldığı; veri elemanı sözlüklerinin tarifi, özelliği ve kapsamı ile uygulama esaslı veri modellerinin, veri tabanları ve veri değişimine ait mesaj tiplerinin tasarım ve özelliklerinin kapsandığı standarttır.
ISO/IEC 26300:2006 Information Technology – Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) v1.0: ISO/IEC 26300:2006, ofis uygulamaları ve uygulama semantikleri için XML seması tanımlayan bir standarttır.
ISO/IEC 29500:2008 Information technology – Document description and processing languages – Office Open XML File Formats: Temeller ve İşaretleme Dili Referansı (Fundamentals and Markup Language Reference), Açık Paketleme Düzenlemeleri (Open Packaging Conventions), İşaretleme Uyumluluğu ve Genişletilebilirliği (Markup Compatibility and Extensibility) ve Taşınma Özellikleri (Transitional Migration Features) olmak üzere dört bölümden oluşan standarttır.
T.C. Resmi Gazete’nin 2004/8125 sayılı Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik.
2008/16 sayılı Elektronik Belge Standartları ile ilgili Başbakanlık Genelge’si.
3473 Sayılı Kanun: 04.10.1988 tarih ve 19949 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan “ Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun”u ifade eder.
Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik: Başbakanlıkça yürürlüğe konulan 15.06.1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Yönetmeliği ifade eder.
Saklama Planları: EBYS içerisine dahil edilmiş olan herhangi bir belgenin ne kadar süre ile sistemde kalacağını ve saklama süresinin bitiminde belgenin nasıl bir işleme tabi tutulacağını belirleyen plan.
Servis: Aynı birim içerisinde farklı işleri yürüten bölümleri gösteren seviyedir.
Klasör: Konu veya vaka bütünlüğü açısından bir arada bulunması gereken belgeler topluluğu.
Belge bileşeni: Bir elektronik belgeyi oluşturan çoklu ortam bileşenleri veya bir belgenin ekleri.
AKSİYON: Belgelerin Saklama süresine başlangıç teşkil eden işlem.
TASFİYE İŞLEM TANIMLARI: Belgelerin saklama süresinin bitiminde, hangi işleme tabi tutulacağını tanımlayan kodlama sistemi.
B = Sürekli Saklama : Elektronik belgenin üretildiği kurumda sürekli muhafaza edileceğini ifade eder.
C = Değerlendirme : Elektronik belgenin ileri bir tarihte değerlendirmeye tabi tutulacağını ve tasfiye kararının bu değerlendirme sonucuna göre alınacağını ifade eder.
D = İmha : Elektronik belgenin saklama süresinin bitiminde imha edileceğini gösterir.
A = Transfer : Elektronik belgenin üretildiği kurumdaki saklama süresinin bitiminde başka bir kuruma transfer edileceğini gösterir.
A1 = Örnek yıllara ait belgelerin transfer edileceğinin tanımıdır.
A2 = Örnek seçilen belgelerin transfer edileceğinin tanımıdır.
A3 = Özellikli belgelerin transfer edileceğinin tanımıdır.
KAYIT: Kayıt işlemi, elektronik belgelerin EBYS içerisine dahil edilmesidir. Bu işlem elektronik bir belgeye ait meta verinin, kullanıcılar, elektronik belge yöneticisi ve bazen de bilgisayar sistemi tarafından üretilmesini ve ilgili meta veri tablosuna kaydedilmesini içerir.
ELEMAN: EBYS de tanımlanmış standart dosya planında yer alan, seri, alt seri ve belgeler ile, bunlara ait numerik ve alfa numerik kod ve konu adlarıdır.
SERİ: Birimlerin ve/veya servislerin birbiri ile benzerlik gösteren fonksiyonları sonucunda oluşan dosya ve klasörlerin tamamı. İdarenin dosya tasnif planında üç haneli numerik kod ve konu bölümü ile ifade bulur.
ALT SERİ: Serilerin içindeki dosya ve klasörlerin her biri. İdarenin dosya tasnif planında iki haneli numerik kod ve konu bölümü ile ifade bulur.
BASİT DOKÜMAN: Tek bir uygulama yazılımı ile üretilmiş olan dokümanlardır. Ofis programları üzerinde üretilmiş dokümanlar, elektronik postalar, sunum, metin, resim ve ses dosyaları bu tür dokümanlara örnek olarak gösterilebilir.
TÜMLEŞİK DOKÜMAN: Birden fazla uygulamanın parçalarının tek bir doküman üzerinde birleştirilmesi ile oluşturulan belgelerdir. Bunlara örnek olarak web sayfaları, ekleri bulunan elektronik postalar, bazı grafikler ve masa üstü yayıncılık uygulamaları ile üretilen dokümanlar gösterilebilir.
ANAHTAR KELİME: Elektronik belgeye erişimin sağlanabilmesi için metin içerisinde kullanılan veya kullanıcı tarafından elektronik belgeye verilmiş özel bir kelime.
İLİŞKİLENDİRME: Elektronik belgelerin dosya planı içinde ait olduğu seri-klasör veya dosya dışında başka bir seri-klasör veya dosya içerisinde de tutulabilmesi ve/veya herhangi bir elektronik belgeyi, dosyayı, klasörü veya belgeye ait meta veriyi, sınırsız sayıda başka belge, dosya, klasör veya meta veri ile ilişkilendirerek, aralarında ilişki bulunan verilere beraberce erişimin sağlanabilmesi için yapılan işlem.
BELGE STATÜSÜ: Belgenin dolaşımda ise aktif; arşivde ise pasif olduğunu ifade eder.
PASİF KULLANICI: Geçici olarak kullanıcının EBYS deki tüm yetkilerinin askıya alınmasıdır.
İPTAL KULLANICI: Kullanıcının EBYS deki tüm yetkilerinin süresiz olarak iptal edilmesidir.
GÜVENLİK DÜZEYİ: Tasnif dışı, Hizmete özel, Özel, Gizli, Çok gizli
2. KONU
TEDAŞ’ ın, Elektronik Belge ve Doküman Yönetimi kapsamında; üretim, paylaşım, iletim, Arşivleme, Erişim, Güvenlik, e-imza uygulamaları ve İdarede mevcut sistemlerle entegre çalışacak yazılım ve gerekli donanım bileşenlerinin ihale yolu ile temini işidir.
3. İŞİN KAPSAMI
İdare içerisinde paylaşılan iş süreçlerinin, bilgi kaynaklarının, dokümanlarının ve kayıtlarının merkezileştirilmesi için İdare’nin bütün belge/doküman/evrakları ile ilgili işlemlerinin elektronik ortamda oluşturulması ile idarede bulunan diğer bazı belge/dokümanların da Elektronik Belge Yönetim Bilgi Sistemine ilave edilmesi, iş akışlarındaki iş süreçlerinin yönetilmesi, saklanması ve arşivlenmesi amacıyla EBYS’nin satın alınması, bu iş kapsamında temin edilecek sunucu üzerine kurularak çalışır hale getirilmesi, İdare’ye uyarlanması ve iş bu Şartname’nin 7.5 maddesinde tanımlanmış olan iş süreçlerinin analizinin Yüklenici Firma tarafından yapılarak bu süreçlerin EBYS üzerinden tanımlanması ve uygulamaya alınmasıdır.
İdare, birimlerinin gereksinimlerini karşılamak üzere, EBYS'den beklentilerini genel olarak bu şartnamede tanımlamıştır. Bu iş kapsamında istenen iş süreçlerinin, gerçekleştirilmesi için Analiz aşamasında, Yüklenici, İdare ile mutabakat sağlayarak çalışmalarını detaylandırmalı ve tanımlamalıdır. Yapılması beklenen işler; İdare’nin, 7.5 maddesinde tanımlanmış süreçler için gereksinim analizinin yapılmasını, analiz raporlarının sağlanmasını, EBYS'nin kurularak çalışır hale getirilmesini, tanımlı birimlere, tanımlı süreçler için uyarlanmasını, testini, eğitimini, garantisini ve yerinde desteğini içermektedir.
4. AMAÇ
Bu şartname ile amaçlanan; e-Devlet projesi kapsamında TEDAŞ Genel Müdürlük ve Dağıtım Şirketlerinde Evrak Otomasyonu ve Doküman Takibi (Belge Yönetim Sistemi Yazılımı) uygulamalarının WEB tabanlı bir yapıda yazılmasını, bütün belge, evrak ve doküman işlemlerinin elektronik ortamda, mevzuata uygun ve güvenli bir şekilde takibi, yönetilmesi ve arşivlenmesini sağlamaktır.
5. GENEL HÜKÜMLER
Bu teknik şartname kapsamında tanımı yapılan proje, anahtar teslimi proje olup, sözleşme ve ekleri çerçevesinde, teslim müddeti içerisinde tam çalışır vaziyette şartname hükümlerine uygun olarak teslim edilecektir.
Projenin gerçekleştirilmesi, donanım ve yazılım kuruluşu, entegrasyonu ve sistem testi Yüklenici Firma sorumluluğunda olacaktır.
Sistem yazılımı ve donanımlar arasında eşgüdüm sağlanıp, üretilen yazılımın tüm katmanlarda etkin bir biçimde çalışması, iş akışı ve veri iletişiminin sorunsuz ve kesintisiz olması sağlanacaktır.
5.1 EBYS, Web tabanlı, merkezi yapıda, çok katmanlı mimaride ve genişleyebilen bir yapıda çalışmalıdır.
5.2 Yazılımda e-mail entegrasyonu olmalıdır.
5.3 Yüklenici, Elektronik Belge ve Evrak Yönetimi Bilgi Sistemi için belirtilen donanımlarıyla birlikte teklif verecektir.
5.4 EBYS idarenin standart dosya planındaki tüm alfanümerik kodları, konu metinlerini ve haberleşme kodlarını içeriğine alıp yönetebilmelidir.
5.5 Elektronik Belge ve Evrak Yönetimi Bilgi Sistemi uygulama yazılımları ihale kapsamında alınacak olan donanımları kullanacaktır.
5.6 Teklif edilecek Elektronik Belge ve Evrak Yönetimi Bilgi Sistemi içersindeki tüm yazılımlar için sınırsız kullanıcı lisansı verilecektir. Bu ihale kapsamındaki tüm yazılımlar sınırsız kullanıcı lisanslı olacaktır.
5.7 Teklif edilecek Elektronik Belge ve Evrak Yönetimi Bilgi Sistemi yüklenici tarafından temin edilecek ve asgari özellikleri belirtilen sunucu üzerinde çalıştırılacaktır.
5.8 İş akışlarının tanımlama, başlatma ve yürütme fonksiyonları, sınırsız kullanıcı sayısı için de kullanılabilir olmalı, ancak sistem yöneticisi, yetki düzenlemeleri sırasında bunda kısıntıya gidebilmelidir. Bu yetki düzenlemeleri menü adımlarından yapılabilmeli ve kişi ve grup bazlı yönetilebilmelidir.
5.9 Kullanıcı ara yüzleri, mümkün olduğunca tüm yazılım için tek tip olmalıdır.
5.10 Önerilen paket yazılım çözümü bütünleşik olarak çalışmalı, Elektronik Evrak ve Doküman Arşiv Yönetim Sistemi yazılım çözümü önerisi tek bir ürün olmalı farklı iki ürünün entegrasyonu söz konusu olacak şekilde teklif edilmemelidir.
5.11 Yazılım içerisinde kullanıcıların istek, talep ve hataları bildirebilecekleri sorun bildirme bölümü bulunmalıdır. Bu bölüm üzerinden gönderilecek bilgiler kurumda İdare tarafından belirlenecek sistem yöneticisine iletilecektir.
5.12 Yüklenicinin teklif edeceği yazılım sistemi ile ilgili gerekli desteği vermesi amacıyla Ankara ilinde yerleşik bir ofisi olmalıdır.
5.13 Yüklenici teklif ettiği yazılımın bütün kodlarını kesin kabulden sonra 7 gün içerisinde idareye teslim edecektir.
5.14.EBYS’de kullanılan tüm alt modüller “Single Sign-On” desteğini sağlamalıdır.
5.15 EBYS ara yüzleri; İnternet üzerinden erişimi desteklemeli ve TCP/IP ile sorunsuz çalışmalı, İnternet üzerinden doküman/evrak yönetimini yapabilmelidir. Yazılımın kullanıcı ara yüzü(leri); yerel alan (LAN), Geniş alan ağı (WAN) üzerinden erişimi desteklemeli ve TCP/IP Protokolü ile sorunsuz işlerlikle çalışmalıdır.
5.16 Yüklenici, EBYS’de kullanılan tüm ara yüz modüllerini birbirleriyle çalışır hale getirip İdare’ye teslim etmelidir.
5.17 EBYS içerisinde kullanılan yazılımlar parametrik ve dinamik olmalıdır; modüller ortak bir veri tabanını kullanarak bütünleşik bir şekilde çalışmalıdır.
5.18 EBYS içerisinde veri tabanı bütünlüğünü koruyacak denetimler bulunmalı ve tutarsız veri girişi engellenmelidir.
5.19 EBYS’de toplu iş betikleri (kitap,pusula) tanımlanabilmeli ve zamanlama yapılarak çalıştırılabilmelidir. Betikler diğer sistemlerden gelebilecek tetikleyici veriler veya işlemler ile de çalışabilir şekilde olmalıdır.
5.20 EBYS içinde, güvenli Web Servis çağırma yeteneği olmalı, Web Servis protokolleri ile uyumluluk sağlanıp, Web Servisi ile birlikte çalışabilirlik sağlanmalıdır. Web Servis ara yüzü bulunmalı ve EBYS’nin işlevlerine normal ara yüzler yanında web servisleri kullanılarak da erişilebilmelidir. Web servisleri üzerinden gerçekleştirilebilen işlevler belirtilmelidir.
5.21 Gerektiğinde İdare’nin kullanmakta olduğu veya yeni kullanıma alacağı uygulamalar ile EBYS arasında teknik ve fonksiyonel olarak birlikte çalışabilirlik ve entegrasyon çerçevesinde bağlantı sağlanabilmelidir. Mevcut yapılanmada ve gelecekte ortaya çıkabilecek gereksinimler için esnek ve genişleyebilir bir yapı sağlanmalıdır. Yapılandırılmış bir veri grubu ile doğrudan veri girişini desteklemelidir.
5.22 EBYS, iş akış süreçlerinin, formların, şablon belgelerinin tasarlanacağı modüllere sahip olmalıdır.
5.23 Yüklenici, teklifi ettiği EBYS yelpazesinde yer alan tüm yazılımların yeni versiyonlarının/yayımlarının yazılım ve kullanım dokümanlarını sürekli temin etmelidir.
5.24 EBYS tanımlı kullanıcıların tümünün aynı anda EBYS’yi kullandığı durumda, tüm işlevlerini sorunsuz olarak yerine getirebilmelidir.
5.25 EBYS’de kullanılan modüller çoklu iş parçacıklarını (multi-threading) ve çoklu görev (multi-tasking) yapısını desteklemelidir.
5.26 EBYS kullandığı donanım ve/veya birlikte çalışacağı yazılımlarla doğrudan bağlantı kuramadığı durumda, gerekli ara/uyarlayıcı yazılım Yüklenici tarafından sağlanmalıdır. Bağlantının sağlanamadığı durumlarda gerekli olan API'ler, Yüklenici tarafından geliştirilebilmelidir. Gerekli API altyapısı sağlanmalıdır.
5.27 EBYS’nin tüm ara yüzlerinde “Yazılım Doğruluğu”, “Yazılım Bütünlüğü” ve “Yazılım Kullanım Kolaylığı” getiren kısa yol tuşları, menüler, yardım ekranları ve komutları bulunmalıdır.
5.28 EBYS içerisindeki ekranlarda aynı tip işlemlerde, aynı tip tuşlar kullanılarak ekran, işlem ve raporlama standartları oluşturulmalıdır. EBYS ile kullanıcılar arasında anlamsal bütünlüğü sağlayacak olan Ortak Kullanım Standartlarını sağlayan EBYS sözlüğü olmalıdır.
5.29 EBYS, çoklu dil desteğine sahip olmalı ve EBYS’nin bütün görsel öğeleri Türkçe ve İngilizce olarak görüntülenebilmelidir. İsteyen kullanıcılar EBYS’yi Türkçe veya İngilizce ara yüz üzerinden kullanabilmelidir.
5.30 EBYS çoklu dil desteği ile gelecekte farklı diller eklenebilmesine de olanak sağlamalıdır. EBYS Unicode karakter setini kullanmalıdır. Özel karakterlerin kullanımı problem çıkartmamalıdır.
5.31 EBYS’nin e-posta hizmeti, İdare’nin kullanmakta olduğu SMTP, POP3, IMAP gibi protokoller üzerinden sağlanabilmeli, İdare’nin e-posta altyapısı ile uyumlu ve sorunsuz bir şekilde çalışmalıdır.
5.32 Veri değişiminde anlam bütünlüğünü sağlamak ve veri içeriğine ilişkin farklı yorumları engellemek üzere EBYS içerisinde standart tanımlar kullanılmalıdır. Bu tanımlar EBYS sözlüğünde tanımlanmalıdır.
5.33 EBYS gelecekte ortaya çıkabilecek gereksinimlere göre uyarlanabilir ve güncellenebilir, esnek bir yapıya sahip olmalıdır. EBYS taşınmaya (migration) elverişli olmalıdır. Olası taşıma senaryoları teklifte ayrıntılı bir şekilde açıklanmalıdır.
5.34 EBYS farklı Web tarayıcılar (browser) üzerinde sorunsuz çalışabilmelidir. EBYS, istemci tarafında işletim sisteminden bağımsız olarak çalışabilmelidir.
5.35 Herhangi bir Office paketine ihtiyaç duymadan yazı yazabilmek için tanımlanacak HTML formları üzerinden EBYS ‘ ne evrak hazırlama özelliği olacaktır.
5.36 Program, birlikte kullanıldığı donanımlar (tarayıcı vs.) ile uyumlu olan kâğıt boyutlarını desteklemelidir.
5.37 EBYS yazılımı Kuruluşun uygulamakta olduğu evrak kayıt ve arşiv işlemlerine uygun olmalıdır.
5.38 EBYS ye dâhil olan evraklar ve belgeler program içinde idarenin saklama planı çerçevesinde, tasfiye işlem tanımlarına göre işleme tabi tutulmalıdır.
5.39 EBYS ye dâhil olan evrak ve belgelerin orijinal kopyası korunmalı ve program içinden asla değiştirilememelidir.
5.40 EBYS ye dâhil olan evrak ve belgelerin her tip kullanıcı için EBYS programı kullanılmadan, ağ üzerinden erişimleri engellenmiş olmalıdır. Sistem yöneticileri bile Dosya sunucu (File Server) donanımlarının başından, sisteme girerek, EBYS ye dâhil olan evrak ve belgelerin içeriğini asla görememelidir. Dosya özelliklerinden ne belgesi olduğu anlaşılmamalıdır.
5.41 EBYS, TEDAŞ mevzuatına uygun olarak doküman ve belgelerin dolaşım, zimmet ve numaralandırma fonksiyonlarını gerçekleştirebilmelidir.
5.42 Her bir evrak, sistemde tek bir kayıt numarası ile takip edilmelidir.
5.43 Teklif edilen yazılımlar küçük/büyük tüm Türkçe karakterleri destekleyecektir.
5.44 EBYS farklı yazı (MS Office, Pdf, Autocad, vs), görüntü, video, ses doküman formatını destekleyecektir. EBYS görüntüleyicisinin desteklediği formatlar teklifte belirtilecektir. EBYS görüntüleyicisi ile aşağıdaki işlemler, desteklenen format için bilgisayarda ilgili formatı açan program yüklü olmadan gerçekleştirilebilmelidir.
Kullanıcının yetkisi varsa;
· Dosya görüntüleme,
· Yazdırma,
· Metin içeriği kopyala/yapıştır işlemine tabi tutulabilmeli, bu sayede ilgili doküman veya evrak görüntülenip, kopyala yapıştır ile herhangi bir mevcut programa aktarılıp düzenleme yapılabilmelidir.
5.45 Her türlü doküman ve evrak tipi, faks yazılımları veya e-mail entegrasyonu ile fakslanabilmelidir.
5.46 EBYS, evrak yaşam döngüsündeki tüm evreleri destekleyecektir.
5.47 EBYS sınırsız nitelik ve sayıda belge yönetebilmelidir. Teklif edilecek ürünün klasör ve dosya yönetimi konusunda limitasyonu (sınırlaması) olmayacaktır.
5.48 EBYS içerisinde mevzuat ve iş akışına göre dolaşacak belgelerin ve/veya paylaştırılacak her türlü dokümanın, dolaşım veya paylaşım içerisinde yer alan her kullanıcı için ayrı ayrı farklı klasörlere kopyalanması kesinlikle engellenmeli ve sistem kaynaklarının gereksiz tekrar ve kopyalarla harcanması kesinlikle engellenmiş olmalıdır.
5.49 EBYS geniş ve her türlü ihtiyaca cevap verebilecek yetkilendirme sistemine sahip olmalıdır. Yetkilendirme yapısı statik değil dinamik olmalıdır. Evraklar için rol bazlı ve kişi bazlı yetkilendirme sistemi olmalıdır.
5.50 EBYS de hiçbir şekilde belge-indeks bilgisi kaybolmayacaktır. Veritabanı bilgileri ile evrak bilgileri arasında tutarsızlık olmayacaktır.
5.51 EBYS de bulunan doküman, evrak ve elektronik formların bilgileri sistem dışına gönderilebilmeli ya da Office uygulamaları üzerinden sisteme dâhil edilebilmelidir.
5.52 EBYS, çağrılan evrakın, sisteme tanımlandığı dosya tipinde getirilmesine olanak sağlayacaktır.
5.53 Yazılım, analiz, tasarım, çözümleme, geliştirme, test ve uygulama gibi faaliyetlerin tamamı Yüklenici tarafından sağlanacaktır.
5.54 EBYS, Dağıtım Şirketlerine yaygınlaştırılırken ayrıca ilave EBYS yazılım lisans ücreti istenmeyeceği Yüklenici tarafından taahhüt edilecektir.
5.55 Yüklenici, belirlenen görevleri, iş bitim süresine uyacak şekilde planlayıp bir çalışma takvimi hazırlayarak TEDAŞ’a verecektir.
5.56 Kurumun uygulamakta olduğu Yönetmelikler, Genel Emirler ve buna benzer Emirler TEDAŞ Birimlerince taranarak kullanılmak üzere sisteme yüklenecektir. Yetkili Birim haricinde hiçbir birim değişiklik yapamayacak, ancak kaynak olarak faydalanabilmesi için her kullanıcının incelemesine açık olacak ve kesinlikle silinemeyecektir.
5.57 Donanım bölümünde Yüklenici tarafından Kuruma alınması istenen 5 adet sunucu (2 adet uygulama, 2 adet web ve 1 adet yedekleme sunucusu ) aynı üreticinin ürünleri olacaktır. Bu sunucular üzerinde teklif edilen işletim sistemi ile donanımlar uyumlu olmalı ve bu uyumluluk işletim sistemi üreticisi tarafından onaylanmış olmalıdır. İlgili belge ve dokümanlar teklif dosyasına eklenmelidir.
5.58 Yüklenici Firma kesin kabulden sonra 3 ay boyunca bir elemanını mesai saatleri içersinde Kuruma tahsis edecektir (İaşesi ve maaşı Yükleniciden, mesai saatlerindeki görev yerini Kurum belirleyecek). 3 ay sonra Yüklenici, acil durumlarda müdahale ve danışma ekibi olarak belirlediği personele ait isim ve telefon listesi verecektir.
5.59 Bu teknik şartnameye uygun olarak teklif edilecek her donanım adet olarak birden fazla ise aynı marka ve model ürün olacaktır. Aynı donanım için değişik marka içeren teklifler dikkate alınmayacaktır.
5.60 TEDAŞ ihale kapsamına giren hiçbir konuda herhangi bir mühendislik ve teknisyenlik hizmeti üretmek zorunda olmayacaktır.
5.61 Yüklenici teklif vermeden önce TEDAŞ BİD de mevcut ortamı görecek ve alacağı keşif belgesini teklifine ekleyecektir.
5.62 Yüklenici teklif edeceği sunucular üzerinde güvenlik amaçlı her türlü yazılım (Firewall, Anti virüs, vs) ve donanım tabanlı önlemi alacak ve bu önlemleri teklifinde açıklayacaktır.
5.63 Yüklenici teklif edeceği Web ve uygulama sunucuları, disk elemanları ve yedekleme ünitesinin ihtiyacı olan tüm yazılımları temin edip kurulu ve çalışır durumda lisansları ile birlikte teslim edecektir.
5.64 Test ve geliştirme sürecinde mevcut DB ve DB sunucusu kullanılmayacak, test amaçlı olarak kullanılmak üzere DB ve DB sunucusu Yüklenici tarafından karşılanacaktır. Test ortamının temel parametreleri (işletim sistemi, VTYS, vb.) gerçek ortamla aynı olacaktır. Kesin kabul işleminden sonra Yüklenici test amaçlı kurduğu ortamı geri alacaktır.
6. FİRMA BİLGİLERİ
6.1. FİRMA KRİTERLERİ
Proje ekibinde en az aşağıdaki niteliklerde elemanlar bulunmalıdır. Bu eleman nitelikleri ve sayıları minimumdur. Yüklenici, proje gerekliliklerini zamanında yerine getirmek için yeterli sayıda nitelikleri verilen elemanları temin edecektir.
6.1.1 Yazılım Uzmanı (Sistem Analist) (1 adet):
6.1.1.1 En az 5 yıllık yazılım geliştirme ve Bilişim Teknolojileri tecrübesi olduğunu belgelemelidir.
6.1.1.2 Sistem Mimarisi ve çok katmanlı mimarilerde tecrübe sahibi olmalı ve en az 3 web tabanlı projede yapıyı oluşturmuş veya uygulamış ve çalıştırmış olmalıdır. Bunu referans mektupları ile belgelemelidir.
6.1.1.3 En az 2 yıl sistem analisti olarak çalıştığını belgelemelidir.
6.1.1.4 En az 2 yıllık Evrak ve Arşiv Yönetimi projelerinde tecrübesi olduğunu belgelemelidir.
6.1.2 Bilgisayar Programcısı (3 adet),
6.1.2.1 En az 3 yıllık yazılım geliştirme ve Bilişim Teknolojileri tecrübesi olduğunu belgelemelidir.
6.1.2.2 Nesneye Dayalı uygulama geliştirme konusunda tecrübeli ve eğitimli olmalıdır. Aldığı eğitimi belgelemelidir.
6.2. FİRMA YETERLİLİĞİ
6.2.1 Teklif veren Yüklenici ISO-9001:2000 belgesine sahip olmalıdır.
6.2.2 Önerilen EBYS ürünü en az 1’ i Kamu Kurumunda olmak üzere web tabanlı olarak tamamlanmış ve çalışıyor olmalıdır. İdare gerektiğinde referans proje ziyareti talep edecektir.
6.2.3 Önerilen yazılım kullanılan bir Kamu Kurumunda 2.000 kullanıcıya hizmet verir durumda referansa sahip olmalıdır.
7. UYGULAMA MİMARİSİ VE TEKNİK ÖZELLİKLER
7.1 DOKÜMAN/EVRAK YÖNETİMİ
7.1.1 Dosya Tasnif Planları
7.1.1.1 Dosya Planına Uyumluluk
7.1.1.1.1 EBYS idarenin dosya tasnif planı ile uyumlu olmalıdır.
7.1.1.1.2 EBYS dosya tasnif planında temsil edilecek seviyelere yapısal ve işletimsel olarak herhangi bir sınırlama getirmemelidir.
7.1.1.1.3 EBYS idarenin dosya tasnif planında temsil edilen eleman adlarının tekrar etmemesi için gerekli kontrolleri yapmalı ve kullanıcıyı uyarmalıdır.
7.1.1.1.4 İdarenin Dosya tasnif planındaki eleman adları alfa karakterlerin yanı sıra nümerik karakterleri de içerdiğinden EBYS, eleman adlarının oluşturulmasında herhangi bir sınırlama getirmemelidir.
7.1.1.1.5 EBYS dosya tasnif planının kurulum aşaması sonrasında doğabilecek güncelleme ihtiyaçlarına imkân tanımalıdır. Bu bağlamda herhangi bir seviyeye yeni eleman eklenmesi sağlanmalıdır. Ancak herhangi bir seviyeden bir elemanın çıkarılabilmesi sadece o elemana bağlı alt elemanların veya elektronik belgelerin olmadığı durumlarda mümkün olabilmelidir.
7.1.1.1.6 Eleman çıkarma işlemi alt elemanlar başka bir yere taşındıktan sonra yapılabilmelidir.
7.1.1.1.7 EBYS aynı anda birden fazla dosya tasnif planının oluşturulmasına ve kullanılmasına imkân sağlamalıdır.
7.1.1.2 Dosya Tasnif Planı Elemanlarının Tanımlanması
7.1.1.2.1 EBYS, dosya tasnif planında yer alan her bir eleman için meta veri tanımlanmasına imkân sağlamalıdır. Dosya tasnif planında ya da bu planla ilişkilendirilmiş alt elemanlar ile elektronik belgelere ait meta veriler üzerinde değişiklik yapılması yetkisi sadece belge yöneticilerine ait olmalıdır.
7.1.1.2.2 EBYS, dosy tasnif planı içerisinde temsil edilen her bir eleman için kimlik bilgisi niteliğinde en az iki adet eleman tanım alanı bulundurmalıdır. Bu alanlar:
• Her bir eleman için tekrar etmeyecek nitelikte alfa nümerik bir kod numarası alanı tanımlanabilmelidir
• Her bir eleman için alfa nümerik bir ad alanı
• Kimlik bilgisi için tanımlanan alanlar, birlikte kullanılabilecekleri gibi ayrı ayrı da kullanılabilmelidir.
7.1.1.2.3 EBYS, dosya tasnif planındaki elemanların hiyerarşideki en alt seviyeden itibaren bir üst seviye ile ilişkilendirilmesine imkan sağlamalıdır.
7.1.1.2.4 EBYS içerisinde tanımlanan her bir elemanın oluşturulma tarihi sistem tarafından verilmeli ve tarih bilgisi meta veri tablosunda tutulmalıdır.
7.1.1.2.5 EBYS içerisine dahil edilen her bir elektronik belgeye ait dosya plan kodları otomatik olarak meta veri tablosuna dahil edilmelidir.
7.1.1.2.6. Elektronik belgenin dahil edildiği seviyeden başlayarak yukarı doğru tüm seviyelere ait kodlar meta veri tablosunda görülebilmelidir
7.1.1.2.7 EBYS içindeki elemanların isimlendirilmesi kontrollü terminoloji kullanabilmelidir. Bu bağlamda sistem, içerisinde kontrollü terminoloji listelerinin bulundurulmasına imkan tanımalıdır
7.1.1.2.8 Dosya tasnif planındaki elemanlara ait ad bilgileri şahıs ve tüzel kişilik adları ile tarihler de olabilir. Burada verilen tarihler geçerlilik kontrolüne tabi tutulmalıdır. Şahıs ve tüzel kişi adları listelerden alınabilmelidir.
7.1.1.2.9 EBYS içerisindeki elemanlara ve bu elemanlara bağlı elektronik belgelere ait envanter listeleri oluşturulabilmelidir.
7.1.1.2.10 EBYS içerisine dahil edilen klasörler idare dosya tasnif planındaki gibi bölümlerden oluşabilmelidir. Sistem içindeki elemanların birbiri ile dikey ilişkisi olurken bölümler kendi aralarında yatay bir ilişki içinde olmalıdır.
7.1.1.2.11 Açılan bölümlere ait tarih bilgileri otomatik olarak kayıt altına alınmalı ve meta veri tablosunda gösterilmelidir.
7.1.1.2.12 Bölümlerin klasör adı, ait olduğu seri adı ve kodu gibi ortak bilgileri, yeni açılan bölüme ait meta veri tablosuna otomatik olarak kaydedilmelidir.
7.1.1.2.13 Bir klasör için sadece bir bölüm açık olmalıdır. Herhangi bir seri altında yeni bir bölüm açıldığında daha önce açılmış olan bölüm kapatılmalı ve kapalı bölümlere belge kaydı yapılması engellenmelidir.
7.1.1.2.15 Kapatılmış bölümlerin tekrar açılması ve bunlara belge kaydı yapılması yalnızca elektronik belge yöneticisi tarafından kontrollü olarak yapılmalıdır.
7.1.1.3 Dosya Tasnif Planının Yönetilmesi
7.1.1.3.1 EBYS de, bir seri veya klasör altında sisteme dahil edilmiş olan elektronik belgeler, toplu halde başka bir seri veya klasör altına taşınabilmelidir
7.1.1.3.2 Daha önce bir seri ve / veya klasör altında kayıt altına alınmış bir elektronik belge başka bir klasör altına taşınabilmelidir. Bu belge daha sonra sorgulandığında yapılan güncellemenin içeriği meta veri tablosunda kayıt altına alınmalıdır.
7.1.1.3.3 Elektronik belgelerin seriler ve klasörler arasında taşınma işlemi, elektronik belge yöneticisinin kontrolünde ve yetkisinde olması gerekir.
7.1.1.3.4 Elektronik belgenin taşınarak yeniden dosyalanmasına ilişkin işlemler kayıt altına alınmalıdır ve bu bilgiler elektronik belgeye ait meta veri tablosunda tutulmalıdır.
7.1.1.3.5 Elektronik belge yöneticisi, herhangi bir elektronik belgeye ait yapmış olduğu yeniden dosyalama işlemine ait gerekçe bilgisini meta veri tablosunda tutabilmelidir.
7.1.1.3.6 İdarenin belirteceği serilerdeki klasörlerin kapanış işlemleri elektronik belge yöneticisi tarafından yapılacaktır.
7.1.1.3.7 Klasörleri kapatma ve/veya yeni bölüm açma zamanlarına ait kriterler EBYS kurulum aşamasında idarenin belirlediği şekilde, üst veri tanımlarına göre uygulanacaktır.
7.1.1.3.8 Klasörlerin ve klasör bölümlerinin kapanış tarihleri, ilgili meta veri dosyasında tutulmalıdır.
7.1.1.3.9 Elektronik belge yöneticisinin bakım işlemleri için açmış olduğu kapalı klasörler, yönetici sistemden çıkar çıkmaz kapatılmalı, bu klasörlerin açık kalmasına izin verilmemelidir.
7.1.1.3.10 Kullanıcılar belgeler arasında çapraz referanslar verebilmelidir. Bu işlem birbiri ile ilişkili belgelerin birbirine bağlanması için kullanılır.
7.1.1.3.11 EBYS, sistem bütünlüğünün ve güvenirliğinin sağlanması için ;
• Her türlü bakım işlemlerini,
• Tüm kullanıcı hareketlerini,
• Sistem hatalarını ve arızalarını kayıt altına almalıdır
7.1.1.3.12 EBYS, herhangi bir elektronik belgenin birden fazla dosya planı elemanı ile ilişkilendirilmesine olanak sağlamalıdır. Bu işlem elektronik belgenin kopyalanmasından ziyade çapraz referanslar ve işaretleyicilerle yapılmalıdır.
7.1.1.3.13 EBYS dinamik bir raporlama yeteneğine sahip olmalıdır. Dosya tasnif planı ve bu plana bağlı elektronik belgelerle ilgili periyodik ve istatistik raporlar kullanıcıların belirleyeceği kriterlere göre alınabilmelidir
7.1.2 Saklama Planları
7.1.2.1 Saklama Planları – Genel Kurallar
7.1.2.1.1 Yüklenici sistem kurulum aşamasında, idarece belirlenmiş saklama planlarını EBYS de tanımlayacaktır.
7.1.2.1.2. EBYS bünyesinde tanımlanan saklama planları, sistem içerisinde yer alan elemanların saklama sürelerine ait raporlama ve saklama süresi dolan elemanların sistemden tasfiyesini gerçekleştirecek fonksiyonları entegre olarak bünyesinde barındırmalıdır.
7.1.2.1.3 EBYS, saklama süresi dolan elemanların imha ve transfer tasfiye işlemlerini prosedür adımlarını izleyerek otomatik olarak yapabilmelidir.
7.1.2.1.4 EBYS, Saklama planlarının yeniden tanımlanabilmesi için, planlar üzerinde yapılabilecek değişiklikler ve güncelleme işlemlerine elektronik belge yöneticisinin kontrol ve sorumluluğunda olması kaydı ile izin vermelidir.
7.1.2.1.5 Saklama planları, seri, klasör,dosya ve belgelerle ilişkilendirilecektir. Ayrıca bu elemanlarla yatay ve dikey ilişkili alt elemanlarda saklama planları ile ilişkilendirilebilmelidir.
7.1.2.1.6 EBYS içerisindeki her eleman en az bir saklama planı ile ilişkilendirilebilmelidir.
7.1.2.1.7 EBYS, sistemde tanımlı her bir elemana ait saklama planını otomatik olarak takip etmeli ve saklama süresi dolanların tasfiye işlemlerinin yapılabilmesi için elektronik belge yöneticisini uyarmalıdır.
7.1.2.1.8 Elektronik belgelerin ait oldukları klasörlerin veya serilerin değiştirilmesi durumunda, EBYS yeni klasöre veya seriye ait saklama süreleri konusunda elektronik belge yöneticisini uyarmalı ve gerekli değişiklikleri otomatik olarak yapabilmelidir.
7.1.2.2 Belge Hiyerarşisi
7.1.2.2.1 Elektronik belgeler ve bu belgeleri üreten birimler ve kurumlar EBYS içerisinde hiyerarşik bir sistem içerisinde temsil edilmelidir.
7.1.2.4. Saklama Süreleri
7.1.2.4.1 Yüklenici, İdarece belirlenmiş saklama sürelerinin, idarenin dosya tasnif planı ile tümleşik olarak EBYS de eksiksiz tanımlanmasından sorumludur.
7.1.2.4.2 EBYS, aksiyon başlangıç tarihini ve saklama süresini esas alarak elektronik belge serileri için öngörülen tasfiye tarihini belirlemeli ve elektronik belge yöneticisini uyarmalıdır.
7.1.2.5 Tasfiye İşlem Tanımları
7.1.2.5.1 İdarenin dosya tasnif planında, her eleman için belirlenmiş olan tasfiye işlem tanımları EBYS bünyesinde eksiksiz olarak tanımlanacaktır.
7.1.2.5.2 EBYS bünyesindeki elemanlar için, tasfiye işlem tanımlarından sadece bir tanesi atanabilmelidir.
7.1.2.5.3 Elektronik belge yöneticisi herhangi bir seri, klasör veya belgeye ait saklama sürelerini ve tasfiye işlem tanımlarını belgeler sistemde olduğu sürece değiştirebilmelidir.
7.1.2.5.4 Saklama planlarında, elektronik belgelere atanan saklama sürelerinde, ve tasfiye işlem tanımlarında yapılan her türlü değişiklikler ilgili meta veri tablosunda tutulmalıdır.
7.1.3 Elektronik Belgelerin Kayıt İşlemleri
7.1.3.1 Genel Kurallar
7.1.3.1.1 Elektronik belgelerin sisteme kayıt işlemleri farklı kaynaklardan gelen ve farklı formatlara sahip dokümanları kabul edecek esnek bir yapıya sahip olmalıdır.
7.1.3.1.2 EBYS; elektronik belgelerin sisteme kayıt işlemleri ile ilgili olarak aşağıdaki özelliklere sahip olmalıdır.
• Teknolojik özellikleri ne olursa olsun her türlü elektronik belgeyi kayıt altına alma ve yönetebilme,
• Elektronik belgeleri gerek dosya tasnif ve saklama planları ile gerekse bir ya da
birden fazla klasörle ilişkilendirme,
• Elektronik belgenin üretildiği uygulama programı ile entegre çalışabilme,
• Elektronik belgeye ait meta verilerin kontrol ve kayıt işlemlerini
gerçekleştirebilme.
7.1.3.1.3 EBYS, elektronik belgenin üretim ve kullanım ortamı ile ilgili olarak;
• Elektronik belgenin içeriği,
• Elektronik belgenin form, format, sunum ve yapısal özelliklerini,
• Elektronik belgenin ekleri ve / veya bileşenlerini,
• Dosya adı, üretim tarihi, üreticisi gibi meta veri bilgilerini,
• Elektronik belgenin üretildiği uygulama programına ait ad ve versiyon
bilgilerini kendi ortamına aktarabilmelidir.
7.1.3.1.4 EBYS, elektronik belge ve bu belge ile ilişkilendirilmiş meta verileri birlikte korumalı; belge ile meta verilerin ilişkisinin koparılmasına izin vermemelidir.
7.1.3.1.5 Herhangi bir elektronik belgeye ait meta veriler üzerinde değişiklik yapma işlemi yalnızca elektronik belge yöneticisi tarafından yapılabilmelidir. Üst veri üzerinde yapılan her türlü değişiklik kayıt altına alınmalıdır.
7.1.3.1.6 Herhangi bir elektronik belge kopyalama işlemi yapılmaksızın, birden fazla klasör ile ilişkilendirilebilmelidir.
7.1.3.1.7 EBYS, asgari olarak ofis dokümanları, elektronik postalar (ekli veya eksiz) ve faks mesajlarına ait meta verileri otomatik olarak alıp, kaydedebilmelidir.
7.1.3.1.8 Elektronik belgenin EBYS içerisine kayıt işlemine ait tarih ve zaman bilgileri meta veri dosyasında tutulmalıdır.
7.1.3.1.9 EBYS içerisine kayıt edilmiş her belgeye ait görüntülenebilir ve izlenebilir bir meta veri profili olmalıdır. Elektronik belgeye ait meta veri bilgilerini sistem tarafından otomatik olarak alınmayanları kullanıcı, elektronik belge yöneticisi veya sistem yöneticisi tarafından tamamlanabilmelidir.
7.1.3.1.10 Elektronik belgeye ait meta veriler, kayıt esnasında girilebileceği gibi, daha sonra da girilebilmelidir.
7.1.3.1.11 Herhangi bir dokümanın birden fazla versiyonu olması durumunda, EBYS; Tüm versiyonları tek bir belge altında kayıt edebilmeli.
7.1.3.1.12 EBYS, elektronik belgelerin dosya tasnif planı ile ilişkilendirilmesi için kullanıcıyı yönlendirici özelliklere sahip olmalıdır. Bu bağlamda EBYS;
• Yetkisine bağlı olarak,sadece söz konusu kullanıcının kullanabileceği bir dosya planı başlıklarından oluşan bir setin hazırlanabilmesine imkan tanımalıdır.
• Kullanıcının en son kullandığı klasörlerin listesi tutulmalı ve yeni kayıt
yapılacağı zaman bu listeden seçim yapmaya imkan tanınmalıdır.
7.1.3.1.13 EBYS, elektronik belgeleri, sisteme dahil edilmesi için başka kullanıcılara veya elektronik belge yöneticisine gönderebilmelidir.
7.1.3.1.14 Birden fazla parçadan oluşan elektronik belgeler;
• Parçalar arasındaki ilişkiler korunarak tek bir belge şeklinde sisteme kayıt edilebilmelidir.
• Belgenin yapısal özellikleri korunmalıdır.
• Belgenin yeniden erişimi tüm parçaların arasındaki ilişkiler korunarak gerçekleşmelidir.
• Tasfiye aşamasında tüm parçalar tek bir ünite olarak işlem görmelidir.
7.1.3.1.15 EBYS, elektronik belgelere ait meta veri bilgilerini otomatik olarak alabilmelidir.
7.1.3.1.16 Sistem kayıtlı elektronik belgelerin tekrar kayıt edilmek istenmesi durumunda, EBYS uyarı mesajları üretmelidir.
7.1.3.1.17 EBYS, elektronik ortamda üretilen dokümanlara toplu olarak belge statüsü kazandırarak, sisteme dahil edilmesine imkan tanımalıdır.
7.1.3.1.18 EBYS, toplu transfer işlemini gerçekleştirirken;
• Önceden tanımlanmış toplu işlem prosedürlerini desteklemeli,
• Otomatik toplu transfer işlemi prosedürlerinin kullanıcı tarafından
tanımlanabilmesine ve mevcut prosedürlerin değiştirilebilmesine olanak sağlamalı,
• Bir toplu işlem süreci içerisinde, sisteme aktarılan dokümanların nicelik,
nitelik ve bütünlük kontrollerinin yapılabilmesine imkan tanımalıdır.
7.1.3.2 Dokümanların Belgeye Dönüştürülmesi ve İlişkilendirme
7.1.3.2.1 EBYS, idare tarafından üretilen ya da kurumsal faaliyetler sırasında başka kurum veya şahıslardan alınan elektronik dokümanların ‘Kurumsal Resmi Belgeler’ olarak işaretlenmesine imkan tanımalıdır ve işleme ait meta veriler kayıt altına alınmalıdır.
7.1.3.2.2 Elektronik belge olarak işaretlenen dokümanlar dosya tasnif planında belirlenen kurallar çerçevesinde en az bir klasör altında dosyalanabilmelidir.
7.1.3.2.3 Elektronik belge olarak tanımlanan dokümanlar üzerinde kullanıcı ve yöneticiler de dahil olmak üzere herhangi bir değişiklik yapılmasına izin verilmemelidir.
7.1.3.2.4 EBYS, elektronik belge olarak tanımlanmış dokümanların aşağıdaki istisnalar dışında imhasına izin vermemelidir.
• Elektronik belgeler ancak saklama planlarında gösterilen zaman aşımı süreleri dolduğunda imha edilebilir.
• Elektronik belgeler bir yanlış işlemin düzeltilmesi amacıyla EBYS dışına çıkarılabilmelidir ancak, bu işleme ait meta veriler kayıt altına alınmalıdır.
7.1.3.2.5 EBYS içerisine dahil edilen elektronik belgelerin dosya adı ve konu hane adları ile sınırlı kalmak kaydı ile gerektiğinde kullanıcı veya sistem yöneticisi tarafından değiştirilebilmelidir.
7.1.3.2.6 EBYS, bir klasörle bir defada veya farklı zamanlarda ilişkilendirilecek elektronik belge sayısı konusunda herhangi bir sınırlama getirmemelidir.
7.1.3.2.7 EBYS içerisine alınan elektronik dokümanlar gerekli olduğu durumlarda birden fazla klasörle ilişkilendirilebilmelidir. İlişkilendirme işlemi kopyalama yolu ile değil, referanslarla gerçekleştirilmelidir.
7.1.3.2.8 İlişkilendirme işleminde kullanılacak referansların her zaman doğru belgeyi bulması sağlanmalıdır. Belgenin yeri değişmesi durumunda ilişkilendirme referansları otomatik olarak güncellenmelidir.
7.1.3.2.9 EBYS, ilişkilendirme işlemi sırasında kullanıcıları ve yöneticileri yönlendirici bazı özellikleri içermelidir. Bu bağlamda;
• Kullanıcının tanımlanmış rolüne bağlı olarak dosya tasnif planının sadece o kullanıcıyı ilgilendiren bölümünün gösterilmesi,
• Kullanıcı tarafından en son kullanılan klasörlerin gösterilmesi,
• İlişkilendirilecek elektronik belge ile ilgili diğer belgelerin bulunduğu klasörlerin listelenmesi,
• Belge meta veri bilgisine dayanarak, söz konusu belgenin ilişkilendirilebileceği klasörlerin listelenmesi,
• Belge içeriğine bağlı olarak ilgili klasörlerin listelenmesi sağlanmalıdır.
7.1.3.3 Belge Türleri
7.1.3.3.1 EBYS, otomatik olarak kendisini güncelleyen elektronik dokümanların sisteme dahil edilmesini ve sonraki kullanımında içeriğinin korunması sağlamalıdır. Belge statüsü kazanmış dokümanların içeriğinin her ne sebeple olursa olsun değişmesi ya da değiştirilmesi önlenmelidir.
7.1.3.3.2 EBYS, bu tür dokümanların değişimine sebep olan kodların veya makroların devre dışı bırakılmasını veya bu tür dokümanların sisteme aktarılırken içeriğinin değişmesini önleyici bir formata (örneğin PDF formatı gibi) dönüştürülmesini sağlamalıdır.
7.1.3.3.3 EBYS, mevcut dosya formatlarını entegre edebilmeli ve ileride çıkacak yeni formatlar için de genişleyebilir nitelikte olmalıdır.
7.1.3.3.4 EBYS, tümleşik dokümanları tek bir belge olarak sisteme entegre edebildiği gibi, tümleşik dokümanı oluşturan parçaların ayrı ayrı da kayıt edilmesine imkan tanımalıdır.
7.1.3.4 Elektronik Postaların Sisteme Alınması
7.1.3.4.1 EBYS, tüm gelen ve giden elektronik postaları otomatik olarak sisteme dahil etmelidir.
7.1.3.4.2 EBYS ye dahil edilen elektronik postaların, dosya tasnif planındaki tüm seri, klasör ve belgelerle ilişkilendirilmeleri, kullanıcılar ve / veya sistem yöneticisi tarafından yapılabilmelidir.
7.1.3.4.3 Elektronik postalara ait iletişim bilgileri sisteme aktarılırken posta adreslerindeki kısaltma ve kodlar yerine gönderenin veya alıcının teşhis edilebileceği anlamlı kavramlar kullanılmadır. Örneğin; zc123sa@marmara.edu.tr şeklindeki bir posta adresinin kime ait olduğu kayıt altına alınmalıdır.
7.1.3.5 Taşıma, Kopyalama ve Silme
7.1.3.5.1 EBYS, elektronik belgelerin ilişkilendirildikleri klasörlerden alınarak başka bir klasörle ilişkilendirilmelerine imkan tanımalıdır. bu işlem yalnızca yetkili kullanıcılar tarafından yapılabilmelidir.
7.1.3.5.2 EBYS, mevcut bir elektronik belgenin kopyalanarak yeni bir belge oluşturulmasına veya farklı amaçlarla kullanılmasına imkan tanımalıdır. Ancak bu işlem gerçekleştirilirken mevcut belgeye ait içerik ve meta veri bilgilerinin korunması sistem tarafından sağlanacaktır.
7.1.3.5.3 EBYS, mevcut bir elektronik belgenin tamamı ya da bir bölümü kopyalanarak oluşturulan yeni elektronik belgeler arasında ilişki kurabilmelidir. Aynı kaynaktan üretilmiş tüm elektronik belgeler kullanıcıya aynı anda gösterilebilmelidir.
7.1.3.5.4 Mevcut bir elektronik belge kopyalandığında, bu belgeye ait meta veri bilgileri de kopyalanmalı ve kullanıcının veriler üzerinde değişiklik yapabilmesine olanak sağlanmalıdır.
7.1.3.5.5 Kopyalanan elektronik belgeye ait gizlilik statüsü ve erişim hakları kopyalanan elektronik belge için de geçerli olmalıdır.
7.1.3.5.6 Kullanıcıların elektronik belgelerin kopyalanması ile ilgili olarak yaptıkları tüm işlemler, söz konusu belgenin meta veri dosyasında tutulacaktır.
7.1.4 EBYS Kullanım Özellikleri
7.1.4.1 Kullanım - Genel Kurallar
EBYS, bünyesindeki elemanlar üzerinde arama, görüntüleme ve yazdırma gibi kullanım fonksiyonlarını içermelidir. EBYS, söz konusu fonksiyonları bilgi güvenliği sağlandığı sürece yerel ve geniş alan ağları ile İnternet üzerinden de gerçekleştirebilmelidir.
EBYS yukarıda tanımlanan fonksiyonları kullanıcıya bir grafik ara yüz ile sunmalıdır. Bu ara yüz, seri ve klasör listelerinin gözden geçirilerek aranan belgelere erişimi sağlayacağı gibi, anahtar kelimeler ile doğrudan erişimi de sağlamalıdır.
7.1.4.2 Arama
EBYS tüm arama ve sorgulamaları Türkçe ve İngilizce karakterlerde yapabilmelidir.
EBYS sistemde kayıtlı belgeler ile sistemde tutulan dokümanları; referans numarası, eleman adı, tarih ve/veya tarih aralığı, kayıt no, belge tipi gibi meta veriler üzerinden arama yapabileceği gibi belge statüsü ve anahtar kelime üzerinden de yapabilmelidir.
Arama Ara yüzü meta veri bilgileri ve belge içeriklerini aynı anda tarayacak şekilde Entegre olmalıdır. Program üst veri ve içerik aramasını aynı anda ihtiyaca göre ayrı ayrı ya da aynı zamanda yapabilmelidir.
Arama işlemi birden fazla kavramla yapılabilmelidir
EBYS bünyesinde bulunan belge ve dokümanlar üzerinde tam metin arama yapabilmelidir.
EBYS Arama Ara Yüzünde sık kullanılan tarih, kayıt no, referans numarası arama kriterlerini otomatik olarak sunmalıdır.
EBYS kullanıcıların oluşturdukları aramaları kaydetmelerine ve ileride tekrar kullanmalarına olanak tanımalıdır. Son aranan ve son erişilen on belgenin gösterimi ve ulaşılabilir olması sağlanmalıdır.
EBYS arama fonksiyonu;
- Ve, veya, eşit, eşit değil gibi mantıksal operatörleri kullanmaya,
- Kısmi eşleştirmeleri bulmaya uygun olmalıdır.
Arama sonuçları kullanıcıya liste halinde sunulmalıdır. Arama sonucu olumsuz ise kullanıcı uyarılmalıdır.
Arama sonucunda erişilen belge/dokümanın bağlı bulunduğu klasör ve/veya seriye ikinci bir aramaya gerek kalmadan erişilebilmelidir.
Arama sonucu, farklı klasörlerden elde edilen belgeler, kullanıcının tanımlayacağı ayrı bir klasörde de tutulabilmelidir. Bu işlem belge/dokümanların kopyalanması yöntemi ile yapılabileceği gibi sadece linklerin saklanması şeklinde de gerçekleştirilebilmelidir.
Arama sonucu listelenecek belge/dokümanlar kullanıcının erişim hakları esas alınarak filtrelenmelidir.
7.1.4.3 Görüntüleme
EBYS arama sonucunda listelenen klasör ve belge/doküman içeriklerine doğrudan erişim sağlayabilmelidir. Kullanıcılar aradıkları belge ve dokümanları görüntülemek için ikinci bir işlem yapmaya gerek duymamalıdır.
EBYS bünyesindeki elektronik belge/dokümanlar orijinal üretildikleri uygulama programlarındaki görsel sunum özelliklerini tamamı ile koruyarak görüntülenebilmelidir.
EBYS birden fazla parçadan) oluşan elektronik belge ve dokümanları bir bütün olarak görüntüleyebilmelidir.(Özellikle çoklu ortam dosyalarının tek bir tümleşik dosya olarak kullanıcıya sunulması gerekir.)
EBYS Elektronik belgeleri görüntülerken o belgenin üretiminde kullanılan uygulama programına ihtiyaç duymamalıdır.
EBYS aynı elektronik belge ve dokümanları birden fazla kullanıcıya aynı anda görüntüleyebilmelidir.
EBYS elektronik belge ile birlikte o belgeye ait meta verileri de talep edildiği takdirde aynı anda görüntüleyebilmelidir. (Görüntüleme işlemi için sayfanın herhangi bir yerinde yönlendirme -bir buton olabilir -olmalıdır.
EBYS içinde iletişimi sağlayabilmek için haberlerin duyurulduğu haber panosu oluşturulabilmelidir.
7.1.1.4 Yazdırma
EBYS bünyesinde bulunan elektronik belge ve dokümanlar orijinal sunum özellikleri korunarak yazdırılabilmelidir. Bu işlem sırasında yazdırma rutini dışında başka bir işleme gerek olmamalıdır.
E-İmzalı belgelerin yazdırılmasında belgenin imzalı olduğunu gösterecek bir teknik kullanılmalıdır.
EBYS, herhangi bir elektronik belge, klasör veya diğer elemanlara ait meta verilerin yazdırılmasına izin vermelidir.
EBYS yazdırılması mümkün olmayan elektronik belgeler (sesli ve hareketli görüntü dosyaları gibi) için uygun çıktı ortamı sağlamalıdır.
7.1.1.5 Raporlama
EBYS, sistem yöneticisine ve idarenin belirleyeceği yetkili kullanıcılara sistem yönetimi, kullanıcı aktiviteleri ve istatistik raporları sunabilmelidir.
EBYS dosya tasnif planı elemanlarının tamamı veya bir bölümü ile ilgili aktiviteleri liste halinde raporlayabilmelidir.
Üretilen raporlar ekrana ve /veya yazıcıya yönlendirilebilmelidir.
EBYS içerisinde gerçekleştirilen kullanıcı aktivitelerinin raporlanmasında;
- Belli bir dönem içerisinde sisteme kayıt edilen elemanlara ait detay ve/veya istatistik raporları,
- Belli bir dönem içerisinde açılan ve/veya kapatılan klasörlere ait detay ve/veya istatistik raporları,
- Belli dönem içerisinde belli bir kullanıcının aktivite raporları,
- Belli bir dönem içerisinde belli bir kayıt üzerindeki aktivite raporları da üretilebilmelidir.
EBYS, Sisteme kayıtlı elektronik belgeleri erişim yetkileri esas alınarak tür, uygulama, üretici güvenlik kategorisi, statü (aktif-pasif), dosya büyüklüğü gibi değişkenlere göre listeleyebilmeli ve istatistikler üretebilmelidir.
EBYS sistemden çıkan ya da pasif hale gelen kullanıcıları listeleyebilmelidir.
7.1.5 Evrak Yönetim Modülü
- Gelen Evrak İşlemleri
- Kurum dışından gelen evraklar, Genel Evrak Şefliği'nde taranarak EBYS sistemine alınacaktır.
- Tarama işleminin standartları şartnamenin 9.1 maddesindeki gibi olacaktır.
- Taranan evraklar ve ekleri bir belge havuzuna atılacak ve bu belgeler evrak kayıt operatörleri tarafından gerekli bütün meta verileri atanacak ve ilgili birimlere havalesi sağlanacaktır. Ayrıca belge aslı ilgili birimlere gönderilecektir.
- İlgili birimlere havalesi yapılan elektronik belgeler ve evraklar birim Elektronik Belge Yöneticisi tarafından başkanlık içindeki ayrıntılı havalesi gerçekleştirilecektir. Belge asılları ise birim arşivinde tutulacaktır.
- Gelen evrak taranarak ve metaveri bilgileri belirtilerek kaydedilebileceği gibi, tarama yapılmadan sadece metaveri bilgileri belirtilerek de kaydedilebilmelidir.
- Gelen evraklar içersinde CD, DVD, disket, kitap , harita , pafta , klasör, vb. içermesi veya 20 sayfadan fazla olması durumunda dokümana sadece kayıt işlemi yapılarak ilgili Daire Başkanlığına gönderilecektir.
- Evrak için verilen dosya tasnif planındaki koduna bağlı olarak otomatik bir akış süreci başlatılabilmelidir.
- Giden Evrak İşlemleri
- Giden evrak için dağıtım kurum veya kişi isimleri, irtibat bilgilerini içeren bir etiket modülü EBYS içinde bulunacaktır.
- Etiket modülünün barkod okuma özelliği olacaktır. Posta veya kargo firmalarının evraka verdiği barkod, irsaliye no gibi bilgileri evrakla ilişkilendirilecektir.
- Etiket modülü farklı ebatlardaki zarflara gönderi bilgilerini basabilecektir.
4. Evrak Zarflama İşlemleri
1. Birimler ve/veya Kurum Genel Evrak Birimi, kurum dışına zarf ile gönderilen evrak için, adres bilgileri girerek zarf oluşturabilecek, zarfa konacak evrakı sistem üzerinden seçebilecektir.
2. Zarfların fiziksel ağırlık ve gönderi bedelleri girilebilmelidir.
3. Birim ve Kurum bazında zarf listeleri alınabilmeli, yazdırılabilmelidir.
5. Posta Gönderim İşlemleri
1. Hazırlanan zarflar üzerinden gönderi türüne göre (posta/aps/kargo) Posta gönderi listeleri oluşturulabilmelidir.
2. Posta gönderim listesi üzerine de zarf ağırlık ve gönderi bedelleri girilebilmeli, listenin toplam gönderim bedeli otomatik olarak hesaplanmalıdır.
3. Posta gönderim listesi üzerine, kime zimmet ile teslim edildiği bilgisi belirtilebilmelidir.
4. Posta gönderileri yazdırılabilmelidir
7.1.6 Erişim Kontrolü Ve Güvenlik
7.1.6.1 Sisteme Giriş
a- EBYS, kullanıcıların sisteme girişini kontrol altına almaya yönelik bir mekanizmaya sahip olacaktır.
b- Her kullanıcıya bir kullanıcı adı ve şifresi verilecektir.
c- Kendisine kullanıcı adı ve şifresi verilenler için erişim haklarını gösteren bir profil tanımlanacaktır. Kullanıcının sistem içindeki rolleri ve ait olduğu kullanıcı grubu bu profil içerisinde tanımlanacaktır.
d- EBYS,
• Sisteme yeni kullanıcıların kayıt edilmesine,
• Mevcut kullanıcıların geçici bir süre pasif hale getirilmesine,
• Mevcut bir kullanıcının, herhangi bir işlem yapmamış olması kaydıyla, kullanıcıya gönderilecek uyarıyı müteakip, sistemden silinmesine imkan tanımalıdır.
e-Kullanıcı hesapları ile ilgili işlemler yalnızca sistem yöneticisi tarafından gerçekleştirilmelidir.
f- Sistem ve EBYS’ de tanımlı tüm kullanıcılar, kullanıcı yetkileri gibi alanlara sahip bir tabloda tutulmalıdır. Kullanıcıların hangi porttan, IP’den giriş yaptığı, sisteme giriş/çıkış zamanları, hangi hareketleri (insert, delete, update) ve işlemleri yaptığı gibi bilgilerin de tutulmasına olanak sağlamalıdır.
7.1.6.2 Erişim Hakları
a- EBYS, kullanıcı, seri, klasör veya belge gibi sistem elemanlarına atanacak erişim haklarının sistem yöneticisi tarafından tanımlanmasına izin vermelidir.
b- Erişim haklarının tanımlanması, atanması ve değiştirilmesi gibi işlemler yalnızca sistem yöneticisinin yetkisinde olmalıdır.
c- EBYS, kullanıcılara kendileri için tanımlanmış erişim hakları ile izin verilen seri, klasör, ve belgeler dışında kalanlara erişim imkanı vermemelidir.
d- EBYS, bünyesinde yer alan elemanlar için asgari olarak, aşağıda belirtilen erişim hakkı kademelerini tanımlayacaktır. Belgenin erişim hakkı kademesi, resmi yazışmalar usul ve esasları hakkında yönetmelik kurallarına göre belge üzerine atanmalıdır.
• Tasnif dışı
• Hizmete özel
• Özel
• Gizli
• Çok Gizli
e- EBYS, kullanıcı grupları ve bireysel kullanıcıları tanımlamaya müsait olmalıdır.
7.1.5.3 Kullanıcı Profilleri
a- EBYS, içindeki her kullanıcı için bir kullanıcı grubu ve kullanıcı rolü tanımlanmalıdır. Kullanıcının grubu, rolü, kimlik ve şifre bilgileri ile erişim hakları gibi bilgiler kullanıcı profili bölümünde tutulmalıdır. Kullanıcı profilleri ayrı bir ekran marifetiyle sisteme tanımlanacaktır.
b- Kullanıcı profilleri üzerinde değişiklik işlemleri ve erişim haklarının değiştirilmesi yalnızca sistem yöneticisinin kontrolünde olmalıdır.
c- Kullanıcılar bireysel olarak veya bir kullanıcı grubunun üyesi olarak erişim hakları ile donatılmalıdır. Kullanıcılara verilecek erişim hakları EBYS elemanları için tanımlanan haklarla paralellik göstermelidir.
7.1.6.4 Kullanıcı Rolleri
a- EBYS, kullanıcıların sistem içerisindeki fonksiyonlarını belirleyici nitelikte roller tanımlayabilmelidir. Bu roller kullanıcıların erişim haklarını düzenleyici nitelikte olacaktır. Bu rollerin tanımlanması ve kullanıcılara atanması yetkisi sistem yöneticisinde olmalıdır. Yüklenici, aşağıda listelenmiş olan rolleri sistemde tanımlanabilir ve kullanılabilir hale getirmekle yükümlüdür.
• Sistem Yöneticisi
• Elektronik Belge Yöneticileri (Uzman Arşivci)
• Arşivci
• Kullanıcı
• Misafir kullanıcı
• Üretici/Sahip
b- Her kullanıcı için en az bir rol tanımlanmış olmalıdır.
c- EBYS, fonksiyonlarını sisteme giriş yapan kullanıcının yetkisine göre düzenlemelidir. Kullanıcının yetkisinde olmayan fonksiyonlar gizlenmelidir.
d- Birden fazla rolü olan kullanıcı EBYS’ ye girişinde atanmış olan rollerinden birini seçebilmelidir.
7.1.6.5 Kullanıcı Grupları
a- EBYS de, aşağıda belirtilen kullanıcı grupları tanımlanacaktır.
Üst Yönetici Grubu :
İdarenin Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Müdür ve Yönetim Kurulu Üyeleri
Seriye Erişim Hakkı: Tüm Seriler
Belge Güvenlik Düzeyi Erişim Hakkı: Çok Gizli
Yönetici Grubu :
Genel Müdür Yardımcıları
Seriye Erişim Hakkı: Emrinde Bulunan Birimlere Ait Tüm Seriler
Belge Güvenlik Düzeyi Erişim Hakkı: Çok Gizli
Birim Yönetici Grupları :
Daire Başkanları / Müşavirler / Kurul Başkanları
Seriye Erişim Hakkı: Emrinde Bulunan Servislere Ait Tüm Seriler
Belge Güvenlik Düzeyi Erişim Hakkı: Çok Gizli
Servis Yönetici Grupları :
Şube Müdürleri / Müdür Yardımcıları ve Bu Gruptaki Diğer Unvanlar
Seriye Erişim Hakkı: Servisine Ait Tüm Seriler
Belge Güvenlik Düzeyi Erişim Hakkı: Gizli
Servis Grupları :
Şefler, Şeflik Personeli ve Diğer Personel
Seriye Erişim Hakkı: Servisine Ait Seriler
Belge Güvenlik Düzeyi Erişim Hakkı: Hizmete Özel
Proje grupları :
Belli projeleri gerçekleştirmek için belirli zaman dilimlerinde bir araya getirilmiş kişilerden oluşan gruplar.
Seriye Erişim Hakkı: Üzerinde çalışılan projelerle ilgili seriler
Belge Güvenlik Düzeyi Erişim Hakkı: Hizmete Özel
b- Bir kişi aynı anda birden fazla grubun üyesi olabilmelidir.
c- EBYS:
• Yeni grupların tanımlanmasına,
• Mevcut grupların geçici sürelerle pasif hale getirilmesine ve
• Mevcut grupların sistemden silinmesine uygun olacaktır.
d- Gruplarla ilgili işlemler sistem yöneticisinin yetkisinde olacaktır.
e- Gruplara yeni kişilerin eklenmesi veya mevcut kişilerden birinin gruptan çıkarılması mümkün olmalıdır. Herhangi bir personelin hangi tarihler arasında hangi grubun üyesi olduğu, sistemde kayıt altında olmalıdır.
7.1.6.6 Kayıtlara Erişim Haklarının Atanması ve Uygulanması
a- EBYS bünyesindeki elemanlara, erişim hakları ve güvenlik seviye kodları atanacaktır. Sistemde yer alan seri, klasör ve elektronik belgelere erişim, yalnızca kendilerine hak tanınmış olan kullanıcı gruplarına ya da bireysel kullanıcılara verilecektir.
b- EBYS bünyesindeki elemanlar genel olarak, hiyerarşik yapı içerisinde ait oldukları üst elemanların güvenlik sınırlamalarına sahip olmalıdır.
c- EBYS, sistemdeki her elemana istendiğinde, birbirlerinden bağımsız olarak da erişim hakları atayabilmelidir.
d- EBYS, elemanlarına atanan erişim haklarında oluşabilecek uyuşmazlıklarda, sistem otomatik olarak en üst güvenlik seviyesine göre hareket etmeli ve sistem yöneticisini uyarmalıdır.
e- EBYS elemanlarına tanınan erişim hakları sistem yöneticisi tarafından değiştirilebilecektir. Erişim haklarında yapılan değişiklikler günlük dosyasında kayıt altına alınacaktır.
f- EBYS elemanları için belirlenen, güvenlik seviyesi erişim kısıtlamaları süresiz olacaktır. Ancak sistem yöneticisinden güvenlik seviyesi erişim kısıtlamasının kaldırılmasının talep edilmesi durumunda, sistem yöneticisi kısıtlamayı kaldıracaktır.
g- Üzerinden güvenlik seviyesi kısıtlamaları kaldırılan elektronik klasör ve belgeler, sistem yöneticisince periyodik olarak raporlanabilmelidir.
h- EBYS, bünyesindeki elemanları, yalnızca bu elemanlar için belirlenmiş güvenlik seviyesine eşit veya daha yüksek erişim hakkı olan kullanıcılara göstermelidir.
i- Kullanıcılar, erişim hakları bulunmayan elektronik klasör ve belgelerden haberdar olmamalıdır. EBYS arama ve listeleme gibi fonksiyonları gerçekleştirirken erişim haklarını kontrol etmelidir.
j- Kullanıcı kendisine gelen dokümanlar/evraklar için istediği kullanıcıya, İdare’nin tanımlayacağı vekâlet iş akısına uygun olacak şekilde vekâlet verebilmelidir. İşlemler vekâlet alan kullanıcılar tarafından yürütülebilmelidir. İzinli kullanıcıya iş ataması yapılmaması gibi kontroller olmalıdır. Vekâlet suresi bittiği zaman işlerin ve dokümanların takibi dokümanın gerçek sahibi üzerinden yapılabilmelidir.
k- Vekil olan personel, vekâleten işlem yaptığı belgeleri sorgulayabilmelidir.
l- Dokümanlar/evraklar yetkili olan kullanıcılar tarafından başka yetkili kullanıcılara ya da kullanıcı gruplarına gönderilebilmelidir.
m- Erişim ve yetki kontrollerinin yetersiz olarak görülmesi halinde istenen doküman/evrakların özel olarak şifrelenerek saklanması sağlanabilmelidir.
7.1.6.7 Üretim sorumluluğu ve mülkiyet
a- EBYS elemanlarına erişim, yalnızca üreticisi veya sahibi ile de sınırlı tutulabilmelidir.
b- EBYS elemanlarına ait üretim ve/veya mülkiyet bilgileri sadece sistem yöneticisi tarafından değiştirilebilmelidir. Yapılan değişiklikler günlük dosyasında kayıt altına alınmalıdır.
7.1.6.8 Denetim
a- EBYS otomatik olarak bir günlük tutacaktır. Bu günlük sistemdeki kullanıcı aktivitelerinin kayıt altına alınmasını sağlamalıdır. Günlükte asgari olarak şu bilgiler tutulmalıdır:
• Gerçekleştirilen aktivitenin ne olduğu (kayıt ekleme, değiştirme, arama, v.s),
• İşlemin hangi EBYS elemanı üzerinde gerçekleştirildiği,
• İşlemin kim tarafından gerçekleştirildiği,
• İşlemin gerçekleştirildiği tarih ve saat.
b- Günlük dosyasında, aşağıda belirlenen aktiviteler takip edilebilmelidir.
• Elektronik dokümanların belge olarak tanımlanma işlemine ait tarih ve
saat bilgisi,
• EBYS elemanlarının birbirleriyle ilişkilendirme ve/veya yer değiştirme
işlemleri,
• Saklama planı ve saklama sürelerinde yapılacak değişiklikler,
• EBYS elemanlarına ait meta veri bilgilerinde yapılan değişiklikler,
• Erişim hakları ve bunların atanması ile ilgili yapılan değişiklikler,
• Elektronik belgelerin kopyalama, taşıma ve silme işlemleri
c- Günlük dosyasında yer alan bilgiler sistem yöneticisi dahil hiç kimse tarafından değiştirilemeyecek veya silinemeyecek şekilde korunmalıdır.
d- Günlük bilgileri, saklama planları çerçevesinde imha edilebilir. Ancak herhangi bir günlük girişine ait saklama süresi, referans verdiği elektronik belgeden daha kısa olamaz.
e- Günlük bilgileri anlaşılabilir bir format ve açıklıkta olmalıdır.
f- Günlük bilgileri üzerinde aşağıdaki kriterlere göre filtrelenmiş raporlar hazırlanabilmelidir.
• Bir kullanıcıya ait belli bir zaman dilimi içindeki aktiviteler,
• Bir EBYS elemanı üzerinde belirli bir zaman dilimi içerisindeki aktiviteler
7.1.7.1 Sistem bütünlüğü ve güvenirlilik
a. EBYS, sistemin, verilerin, veriler arasındaki referansların ve EBYS elemanlarının bütünlüğünü ve güvenirliliği sağlamak ve gerektiğinde göstermek zorundadır.
b. Teklif edilen sistem çok katmanlı mimariye uygun olarak tasarlanmış olmalıdır.
c. Teklif edilen sistem meta verileri ilişkisel veritabanında barındırmalıdır.
d. Teklif edilen sistem taranmış dokümanları dosya sisteminde barındırmalıdır.
e. Teklif edilen sistem web tabanlı olacak, kullanıcı bilgisayarlarında herhangi bir kurulum işlemine gerek kalmaksızın İnternet tarayıcısı üzerinden kullanılabilecektir. İstendiği durumda yazılım, kurum dışından erişebilecek yapıda olmalıdır.
f. Tarayıcı ve elektronik imza ara yüzleri haricinde ActiveX gibi kullanıcı bilgisayarlarına web üzerinden program modülü veya parçası indirilmeyecektir.
g. Kurum içi kullanım, İntranet üzerinden gerçekleştirilip, İnternet’e çıkmadan sistem erişimi sağlanabilecektir.
h. Kurum dışından erişime, herhangi bir harici donanım ya da yazılım gerektirmeksizin, teklif edilen sistem içerisinde kullanıcı ve IP bazında kısıtlama getirilebilmelidir. Belirli bir kullanıcının sadece belirtilen bir IP den ya da IP aralığından erişimine izin verilmesi, yine teklif edilen sistem içerisinden sağlanabilmelidir.
i. Teklif edilen sistem sadece belirli bir İnternet tarayıcısı üzerinde değil, bütün modern İnternet tarayıcıları (IE Explorer, Mozilla, Safari, Opera vb) üzerinde sorunsuz çalışmalıdır.
j. Teklif edilen sistemin mobil cihazlar üzerinden erişime olanak sağlayan mobil cihazlar için özel olarak tasarlanmış ara yüze sahip olması gerekmektedir.
k. Teklif edilen sistemin içereceği bilgi ve belgelerin güvenliğine ilişkin gerekli önlemler alınmış olmalıdır. Yüklenici, güvenlik önlemlerine ilişkin detaylı açıklama yapacaktır. Belgelerin, Kurumun belirleyeceği bir anahtar ile 128 bit şifreleme algoritmasıyla korunması mümkün olmalıdır.
l. Teklif edilen sistem üzerinde gelen şifreleme algoritması sistem yöneticisi tarafından değiştirilebilmelidir. Algoritmanın nasıl değiştirileceği detaylı bir şekilde teklifte anlatılmalıdır.
m. Teklif edilen sistem, sisteme eklenen dokümanları entegre bir virüs tarama programından geçirdikten sonra sisteme atacaktır. Böylece sisteme virüslü dokümanların eklenme ihtimali ortadan kalkacaktır.
n. Teklif edilen sistemde çalışan bir kullanıcı eğer belirli bir süre işlem yapmaz ise program güvenlik nedeniyle oturumu otomatik olarak kapatmalıdır.
o. Teklif edilen sistemde, kullanıcı aynı anda farklı makinelerden oturum açtığı takdirde ilk açtığı oturum otomatik olarak kapatılmalıdır.
p. Teklif edilen sisteme kurum dışından erişim yapıldığı takdirde CAPTCHA (Resim Doğrulama) kullanmasına olanak vermelidir. Böylece robot yazılımların sisteme kullanıcı adı ve şifre deneyerek saldırmaları engellenmiş olacaktır. Kurum içerisinden erişimlerde CAPTCHA kullanılıp kullanılmayacağı sistem yöneticisi tarafından belirlenebilmelidir.
q. Kullanıcıların WAN ve LAN yetkilendirmeleri ayrı ayrı yapılabilmelidir. Bir kullanıcının, kurum içerisinde iken yapabilecekleri ile kurum dışarısından yapabilecekleri,ayrı ayrı ya da birlikte kontrol edilebilmeli ve kısıtlanabilmelidir.
r. Teklif edilen sistem belirli bir IP den gelen hatalı girişleri kayıt altına almalıdır. Şüpheli IP’leri otomatik olarak geçici veya kalıcı olarak bloklamalıdır. Şüpheli IP listesi sistem yöneticisine bildirilmeli ve kaç defa hatalı girilince geçici ve kalıcı bloklanacağı sistem yöneticisi tarafından değiştirilebilmelidir. Bu özellik, herhangi bir harici donanım ya da yazılım gerektirmeksizin, teklif edilen sistemin içerisinde bulunmalıdır.
s. Sistem yöneticisi, kullanıcı şifrelerinin güçlü şifre kriterlerine uygun olup olmayacağına karar verebilmelidir.
t. Teklif edilen sistem menü yetkilendirmeleri için rol tabanlı bir mekanizma kullanmalıdır. Bir kullanıcı birden fazla role sahip olabilmelidir. Kullanıcı sahip olduğu rollerin birleşimi şeklinde yetkiye sahip olmalıdır.
u. Doküman ve klasör üzerinde detaylı yetkilendirme yapılabilmelidir. Doküman ekleme, silme, indirme, görüntüleme, form doldurma, iş akışı başlatma, süreçleri görebilme vb. gibi işlemler bazında kullanıcı gruplarına yetki verilebilmelidir.
7.1.7.2 Kullanım kolaylığı
a. Elektronik Belge Yönetim Sisteminin tamamı çevrimiçi yardıma sahip olmalıdır.
b. Teklif edilen sistemin uygulama ara yüzü kolay öğrenilebilir ve kullanılabilir yapıda olmalı, ekranlar standart bir görünüme sahip olmalıdır.
c. Sistem yöneticisi, uygulama içerisinde geçen terminolojiyi kuruma özgü hale getirebilmelidir. Örneğin, kurum içerisinde doküman yerine belge kullanılıyor ise ve ekranlarda doküman yazıyor ise sistem yöneticisi programlama yapmadan ve veri tabanına doğrudan erişim yapmadan sistem üzerinden doküman kelimesini belge olarak değiştirebilmelidir.
d. Teklif edilen sistem aynı anda birden fazla dil (lisan) üzerinden kullanılabilecek bir ara yüz sağlamalıdır. Sistem, kuruma İngilizce ve Türkçe ara yüzleri hazır olarak sunmalıdır.
e. Teklif edilen sistem, yeni dillerin yetkili kullanıcılar tarafından eklenmesine olanak sağlamalıdır. Yeni dil eklemek, ek program veya mevcut sistemde bir eklenti veya değişikliğe gidilmeden sistem yöneticileri tarafından yapılabilmelidir.
f. Teklif edilen sistem, kullanıcı bazında sık kullanılan ekranlara fonksiyon tuşu bağlamayı ve kısa yol oluşturmayı desteklemelidir.
g. Teklif edilen sistem kullanıcıların aynı anda birden fazla kayda erişmesine ve işlem yapmasına olanak tanımalıdır.
h. Sistem tarafından üretilen tüm hata mesajları anlamlı olmalıdır. Kullanıcılar gördükleri hata mesajından sorunun ne olduğunu kolayca anlayabilmelidir.
i. EBYS veri girişlerinde varsayılan değerleri önermelidir. Özellikle tarih ve konu kodu gibi veriler sistem tarafından izlenebilir ve veri girişi esnasında kullanıcıya önerilebilir olmalıdır.
j. EBYS kurum elektronik posta sistemi ile entegre çalışabilmelidir. Kullanıcılar postalarını sistemden çıkmadan yapabilmeli, gönderdikleri ya da aldıkları postaları kolayca sisteme kaydedebilmelidir.
k. EBYS, taranmış dokümanlara ait meta verilerin kolayca elde edilebilmesi için optik karakter tanıma özelliğine sahip olmalıdır. Bu özellik gelişmiş OCR programları ile entegre çalışma şeklinde olabilir.
l. EBYS kullanıcılara dosya tasnif planının kullanımı hakkında rehberlik ve yardım edecek özelliklere sahip olmalıdır.
7.1.7.3 Performans ve ölçeklenebilirlik
a. Teklif edilen sistem, Kurumun değişen ihtiyaçlarına cevap verebilecek esnek bir mimariye sahip olmalı, dikey ve yatay genişlemeye imkân vermelidir. Teklif sahipleri tekliflerinde dikey ve yatay olarak genişleme olanaklarını detaylı bir şekilde tanımlamalıdırlar.
b. EBYS normal koşullar altında kabul edilebilir bir performans göstermelidir. Normal işletim koşulları;
· Toplam kullanıcı sayısının %75’i sistemde aktif iken,
· Kurumun 5 yıllık belge yükü sistemde iken,
· Sistem fonksiyonlarının çoklu ve aynı anda kullanıldığı ortam olarak tanımlanabilir.
Bu koşullar altında aşağıdaki ölçüm değerlerinin analiz edilerek;
· Bir seri veya klasöre ait elemanların grafik olarak görüntülenme zamanı,
· Elektronik bir belgeyi sisteme dahil etme zamanı,
· Basit bir aramaya (tek değişkenli) cevap zamanı,
· Karmaşık bir aramaya (dört değişkenli) cevap zamanı,
· Yakın zamanda sisteme dahil edilmiş bir belgeye erişim zamanı,
· Pasif bir belgeye erişim zamanı.
Yüklenici tarafından, istendiğinde sonuçlar verilmelidir.
c. Sistemin zaman içerisinde kurumsal ihtiyaçlara göre genişleyebilmesi için kabul edilebilir performans ölçütleri içerisinde desteklediği;
· Uzaktan erişim noktalarının sayısı,
· Veri tabanı büyüklüğü,
· Toplam kullanıcı sayısı,
· Toplam kayıt sayısı,
· Sistemin yeniden kurulma ve yedek dosyaların aktif hale getirilme zamanı,
· Sistemde büyük değişikliklerin (dosya planının değiştirilmesi gibi) gerçekleştirilme zamanı gösterilmelidir.
7.1.7.4 Verilerin depolanması
a. Sistem düzenli olarak kendi yedeklemesini operatör yardımı olmaksızın yapabilmelidir.
b. Teklif edilen sistem, istenilen aralıkta tam ve artırımlı dosya sistemi ve veri tabanı yedeklemesi yapabilmelidir. Aralıkları belirlemek için sistem yöneticisinin kullanacağı ara yüzler sunulmalıdır.
c. Hem veritabanının hem de dosya sisteminin yedeklemesi otomatik olarak sistem tarafından yapılabilmelidir.
d. Sistem yöneticisi sistemi veya sunucuları kapatacağı zaman sistemde bulunan kullanıcılara toplu olarak sistemin kapatılacağı mesajı gönderilebilmeli, sistem yöneticisinin belirlediği tarih ve saatte sistemin otomatik olarak kapanması gerekmektedir.
e. EBYS saklama ünitelerinin toplu olarak yenilenmesine imkan tanıyacak fonksiyonlar içermelidir.
f. EBYS versiyon ilerlemelerinde ve teknolojik değişimlerde veri kayıplarının olmayacağını gösterebilmelidir.
7.1.7.5 Yasalara ve prosedürlere uygunluk
a. EBYS, elektronik belgelerin yasal statülerini ilgilendiren kanun ve yönetmeliklerle uyumlu olmalıdır.
b. EBYS, evrak yönetimi ve arşivlerle ilgili kanun ve yönetmeliklere uyumlu olmak zorundadır.
c. EBYS, Bilgi edinme özgürlüğü ve şahsi bilgilerin korunması gibi uygulamayı ilgilendiren kanun ve yönetmeliklerle uyumlu olmak zorundadır.
7.1.8 Belge Özellikleri
7.1.8.1 Tanımlanabilirlik
Elektronik ortamda üretilen dokümanlardan belge statüsü kazananlar EBYS içerisinde tanımlanabilir olmalıdır. Tanımlanabilirlik, herhangi bir elektronik belge üreticisi, yazarı, alıcısı ve belgeye ait tarih-sayı bilgilerinin kayıt altına alınması ile sağlanmalıdır
7.1.8.2 Bütünlük
7.1.8.2.1 EBYS, bünyesindeki elektronik belgelerin bütünlüğünü korumalı ve söz konusu belgelerin bütünlüğü sorgulandığında, içerik, tanımsal ve fiziksel olarak bütünlüğünün korunduğunu gösterebilmelidir.
7.1.8.2.2 İçerik Bütünlüğü : EBYS, elektronik bir belgenin içerik bütünlüğü ile ilgili olarak;
--Belge vasfı kazanmış elektronik dokümanların içeriğine herhangi bir müdahalenin yapılmasını engellemelidir.
-- Elektronik belgelerin herhangi bir sistem (yazılım, donanım, vs.) bağımlılığına gerek olmadan mevcut teknolojilerle erişilebilir, okunabilir ve yorumlanabilir olmasını sağlamalıdır.
7.1.8.2.3 Tanımsal bütünlük: EBYS, elektronik belgelerin üretim, iletim, alınma ve kullanımı ile ilgili tanımlama ögelerini bir bütün içerisinde korumalıdır.
7.1.8.2.4 Fiziksel bütünlük: EBYS, elektronik bir belgeyi oluşturan tüm bileşenlerin bir bütün olarak bir arada korunmasını ve kullanımını sağlamalıdır. Ayrıca belgenin bir bölümünün ya da tamamının bozulmasına veya kaybolmasına neden olabilecek sistem hatalarına karşı gerekli önlemleri almalıdır.
7.1.8.3 Onay ve Kayıt Bilgisi
7.1.8.3.1 EBYS, elektronik belgelerin üreticisi tarafından onaylanmasına ve idarenin kayıt sistemi içerisinde temsil edilmesine imkan sağlayacak teknolojileri bünyesinde barındırmalıdır. Bu sistemlerin yasal ve prosedürsel olarak kabul edilebilir olması bir önkoşuldur.
7.1.8.4 Yapısal Özellikler
7.1.8.4.1 EBYS, belgelerin üretim aşamasında kazandıkları yapısal özellikleri korumalıdır. Yapısal özellikler üreticilerin, belgeyi alıcının görmesini istediği sunum özellikleri, belgeye ait form özellikleri ve dosya formatına ait özelliklerden oluşur.
7.1.8.4.2 Sunum özellikleri: EBYS, belge üreticisinin söz konusu belgeye eklemiş olduğu sunum özelliklerini korumalıdır.
7.1.8.4.3 Belge formu: EBYS, elektronik belgelerin form özelliklerinin korunmasını sağlamalıdır.
7.1.8.4.4 Dosya formatı: EBYS, elektronik belgenin üretilmesine imkan sağlayan uygulama yazılımlarının dosya formatlarını yönetebilmelidir. Dosya formatlarının yönetilmesi ile ilgili olarak EBYS;
• Belgelere ait orijinal dosya formatlarını korumalıdır.
• Belgelerin üretilmesi için kullanılan uygulama yazılımının mevcut olmadığı durumlarda dahi elektronik belgelerin kullanılabilir olmasını sağlamalıdır.
• Uygulama yazılımlarının yeni sürümlerinin mevcut belgeleri kullanabilmesi için gerekli teknik özellikleri içermelidir.
• Elektronik belgelerin kurumsal olarak tercih edilebilecek standart dosya formatlarına transfer esnasında belge bütünlüğünü korumalıdır.
7.1.8.5 Üretim Sorumluluğu ve Mülkiyet
7.1.8.5.1 Kurumsal İlişki: Elektronik belgenin üretiminden sorumlu kurumla ve söz konusu kurumun üretmiş olduğu diğer belgelerle olan organik bağı korunmalıdır.
7.1.8.5.2 Fonksiyonel İlişki: Elektronik belgelerin üretilmesine neden olan kurumsal fonksiyonlarla olan ilişkisi korunmalıdır.
7.1.8.5.3 Provenans: Elektronik belgelerin üretiminden tasfiyesine kadar olan yaşam sürecindeki mülkiyet zinciri korunmalıdır.
7.1.9 İçerik Yönetimi
7.1.9.1 Meta verinin sisteme kabul koşulları tanımlanmalı ve yönetimi olmalıdır.
7.1.9.2 Toplu olarak içe ve dışa aktarma (import ve export) işlemleri yapılabilmelidir.
7.1.9.3 EBYS’de dizin içerisindeki bütün belge ve/veya dokümanların otomatik olarak tanımlanması ve tanımsız doküman olmaması sağlanmalıdır.
7.1.9.4 EBYS dizinleri içerisindeki ilişkisiz ve hareket görmeyen dokümanların belli bir zaman sonra kullanıcılarına sorularak silinmesi sağlanmalıdır.
7.1.9.5 Artan sürüm numarası şeklinde belirli bir sürüm tanımlamasının olması ve gerektiğinde sürüm numarası değiştirme veya yeni sürüm numarası tanımlama işleminin kullanıcı yetki seviyesinde yapılabilmesi sağlanmalıdır.
7.1.9.6 En son sürümün tanımı ve tanımlanmasının görüntülenmesi sağlanmalıdır.
7.1.9.7 Dokümanın tüm sürümleri izlenebilmelidir.
7.1.9.8 Dokümanlara ilaveler yapılabilmelidir.
7.1.9.9 e-posta ekinde gelen dokümanların EBYS içerisine kabulü yapılabilmelidir.
7.1.9.10 EBYS içerisinden direkt olarak alınan dokümanların, e-posta mesajlarına eklenebilme yeteneği olmalıdır.
7.1.9.11 Ofis uygulamalarının tanımı ve standardı, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmeliğe uygun olacak şekilde hazırlanmalıdır.
7.1.9.12 Sayısal olarak saklanan medyaların tanımlanması ve yönetimi olmalıdır.
7.1.9.13 Fiziksel saklama üniteleri ile saklama planları oluşturulmalıdır.
7.1.9.14 EBYS, fiziksel arşiv sistemleri ile entegre çalışabilmelidir.
7.1.9.15 Rafa kaldırılan çevrim dışı saklama ünitelerinin yönetimi olmalıdır.
7.1.9.16 Saklama cihazlarının yönetimi ile saklama koşulları ve yöntemleri olmalıdır.
7.1.9.17 Fiziksel arşive kaldırılan ve yönetilen dokümanların/evrakların çeşitli akışlar içerisinde kullanılabilmesi ve fiziksel adreslerinin bu sistemlerle eş zamanlı takibi mümkün olmalıdır.
7.1.10 İçerik Organizasyonu
7.1.10.1 Doküman tipleri için tanımlanan alan sayısında bir sınırlama bulunmamalıdır.
7.1.10.2 EBYS’de, uygulamadan çıkan birimlere havale edilen dokümanlar/evraklar, EBYS tarafından otomatik olarak uygulama yöneticisine yönlendirilmelidir.
Bunun gibi işlemler raporlanmalıdır.
7.1.10.3 Doküman/evrak(lar), hiyerarşik olarak kullanıcı tarafından tanımlanabilmelidir. Organizasyon şemasına uygun olarak dizin yapısı oluşturulmalıdır. Dokümanlar arası ilişkilerin tanımlanması yapılabilmelidir.
7.1.10.4 Doküman/evrak(lar) dağıtımda bekleyen, işlemde olan, işlemi biten ve arşivlenen gibi tanımlanan yaşam döngüsü durumlarına göre, ayrı dizinler altında görüntülenebilmelidir.
7.1.10.5 Birim ve kullanıcılara atanmış dokümanlar, birim ve kullanıcılara ait dizinler altında görüntülenebilmelidir.
7.1.10.6 Tanımlama içerikleri ve içerik sınıflandırması, Standart Dosya Planı’na uygun olarak yapılmalıdır.
7.1.10.7 Dokümanların kullanıcı profillerine göre işlem görme tanımları olmalıdır. Doküman ve yetki seviyelerinin sınıflandırılıp ilişkilendirilmesi sağlanmalıdır.
7.1.11 İçeriklerin Toplanması ve Taranması
7.1.11.1 Formatına bağlı olmaksızın her türlü dosya, EBYS içinde işleme girebilmeli ve EBYS’de tanımlı bir doküman ile ilişkilendirilebilmelidir.
7.1.11.2 Tarama (OCR) yazılımı, EBYS ile entegre çalışabilmeli, tarama işlemi için kullanılan yazılım Türkçe ve İngilizce ara yüze sahip olmalıdır.
EBYS’ye birden fazla noktadan tarayıcılar ile veri girişi yapılabilmelidir.
7.1.11.3 Türkçe, İngilizce ve özel karakterleri tanıma (OCR) yetenekleri bulunmalıdır.
7.1.11.4 Tarama yazılımı, değişik boyuttaki dokümanları/evrakları tarama özelliğine sahip olmalıdır.
7.1.11.5 Tarama yazılımı çoklu sayfa tarama desteğine sahip olmalıdır.
7.1.11.6Tarama işlemi sırasında/sonrasında sayfa çıkarma ve birleştirme yapılabilmelidir.
7.1.11.7 Taranarak EBYS içerisine taşınan bilgiler ile ait oldukları orijinal taranmış formlar EBYS'de ilişkilendirilmiş olarak tutulabilmelidir.
7.1.11.8 Taranan dokümanların hangi formatlarda (S-PDF, TIFF, TXT, RTF v.b.) tutulabileceği teklifte belirtilmelidir.
7.1.12 Dokümanların Sınıflandırılması
7.1.12.1 Meta verinin, hiyerarşik ilişkilerin ve dizinlerin içinin gösterilmesi sağlanmalıdır.
7.1.12.2 Dokümanların ana konularının önceden tanımlanmış başlıklar arasından seçilmesi sağlanmalıdır.
7.1.13 Sistem Yönetimi ve Konfigürasyonu
7.1.13.1 EBYS içinde yapılan tüm kayıt hareketlerinin (ekleme, değiştirme, silme, vb.) kullanıcı, evrak ve tarih/saat gibi bilgiler bazında log kayıtlarını tutacak ve saklayacak denetim (audit) mekanizması olmalıdır. Tanımlanan zaman aralıklarında bu yapı kullanılarak yetkili kişilerce rapor alınabilmelidir.
7.1.13.2 İmhaya işaret eden yok etme fonksiyonu çok özel kullanıcılar için ayrı bir yetki ile kontrol edilmelidir. Yok edilen dokümanın bütün kayıtları EBYS’de geçmişe yönelik olarak tutulmalı, yok edilme hareketleri log kaydı olarak tutulmalı ve gerektiğinde sorgulanabilmelidir.
7.1.13.3 Aynı kullanıcının, aynı anda birden fazla oturum açmasına izin verilmemelidir.
7.1.13.4 Kullanıcıların EBYS içerisinde boş kalma süreleri (idle time) ayarlanabilir olmalıdır. Zaman aşımına uğradıklarında EBYS ile bağlantıları düşürülmelidir.
7.1.13.5 EBYS de uygulama yöneticisi tanımlanabilmeli ve bu yöneticinin de üzerinde ayrıca tanımlanabilen bir üst yönetici(super user) ile yöneticinin yaptığı işler de sorgulanıp denetlenebilmelidir.
7.1.13.6 EBYS içerisinde uygulama modülünden yönetilebilen uygulama parametreleri olmalı; kaynak kullanımı ve performansa göre bunlar ayarlanabilmelidir.
7.1.13.7 EBYS’de tanımlı olan işlerin monitör edilmesi ve uyarı (alert) yapısı olmalıdır. Monitörleme ve uyarı olanakları açıklanmalıdır.
7.1.13.8 EBYS’de tutulan tüm dosyalar yedeklenebilmeli ve istendiğinde yedekten geri yüklenebilmelidir.
7.1.13.9 Uygulamalarda bir değişiklik yapmak zorunda kalmadan ilave edilebilecek olan yeni disk, saklama alanları ve küme sunucuların (cluster) tanıtılması ve kullanılabilmesi sağlanmalı, ileride bu istekleri karşılanabilmelidir. EBYS’nin üzerinde çalıştığı uygulama sunucuları yük dağılımı yapabilme yeteneğinde olmalıdır.
7.1.13.10 Erişimlerin EBYS üzerindeki performansı ve kaynak kullanımı yönetilebilir olmalıdır. Gerektiğinde ayarlama (tuning) yapılabilmelidir.
7.1.13.11 EBYS’ye yapılacak fonksiyonel eklemeler, EBYS’nin yeni sürüm(leri)/yayım(ları) ile sorunsuz çalışabilmelidir.
7.1.13.12 Birden fazla kullanıcının eş zamanlı erişimi, sorgulama yapması, doküman/evrak alışverişi yapması, vb. gibi işlemlere olanak sağlamalı. EBYS üzerinde yapılabilecek donanım ve yazılım düzenlemeleri ile ölçeklenebilmelidir.
7.1.14 Veri Tabanı Yönetimi (VTYS)
7.1.14.1 EBYS ile VTYS sorunsuz çalışabilmelidir.
7.1.14.2 EBYS, farklı VTYS’ler üzerinde çalışabilmelidir. İdare’nin kullanmakta olduğu diğer VTYS’ler ile sorunsuz çalışabilmelidir. Yüklenici, EBYS’nin birlikte çalışabildiği VTYS’leri belirtmelidir.
7.1.14.3 VTYS’de bağlantı ve performans sorunu olmamalıdır. EBYS modülleri, ortak veri tabanındaki veriler üzerinde çalışmalıdır. Veri tek bir kaynaktan ve bir kez girilmelidir.
7.1.14.4 VTYS’de Unicode karakter desteği olmalıdır.
7.1.14.5 Veri tabanında onaylama, çapraz kontrol, çift ve birden fazla kayıt oluşmasını önleme gibi yöntemlerle verilerin tutarlılığı ve geçerliliği sağlanmalıdır.
7.1.14.6 Veri tabanının tasarımı E-R diyagramı olarak İdare’ye kabul işlemlerinin tamamlanmasından sonra teslim edilmelidir. VTYS de kullanılan objelerin varlık (entitiy) ve öznitelik (attribute) tanımları yapılmalıdır.
7.1.14.7 VTYS, ilişkisel (relational) veri tabanı olmalıdır.
7.1.14.8 İlişkilerin tanımlanması yapılmalıdır.
7.1.14.9 Veri tabanı alanlarının tanımı yapılmalıdır. Veri tabanı konfigürasyon parametreleri EBYS ile uyumlu olacak şekilde verimli bir şekilde ayarlanıp gerektiğinde iyileştirme (tuning) yapılabilme özelliğine sahip olmalıdır.
7.1.14.10 Veri tabanındaki değişmez ve gömülü bilgilerin tanımlarını ve açıklamalarını içeren bir doküman İdare’ye teslim edilmelidir.
7.1.14.11 Yedekleme ve yedekten dönme planları ve yönetimi olmalıdır.
7.1.14.12 Teklif edilen EBYS içerisindeki yazılımlarda problem oluşması durumunda, geri kazanım ve log alma/geri yükleme özelliklerinin, doğabilecek kesintileri en aza indirecek düzeyde olması gerekmektedir. Yüklenici yapılacak işlem adımlarını ve önerilen çözümlerini açıklamalıdır.
7.1.14.13 Çoklu ve tekli içe ve dışa aktarma (import ve export) işlemleri yapılabilmelidir.
7.1.14.14 Veri tabanına yapılacak toplu veri yüklemeleri için mümkün olduğunca otomatik yöntemler geliştirilip kullanılmalıdır.
7.1.14.15 Meta verinin ve dizinlerin çoklu dışa aktarma (export) işlemleri yapılabilmelidir.
7.1.14.16 VTYS’de tutulan veri istenildiğinde metin formatında sistem dışına aktarılabilmelidir.
7.1.14.17 Veri tabanının monitör edilmesi(gözlem ve izlenme) ve uyarı (alert) veren yapısı olmalıdır.
7.1.14.18 VTYS, 7x24 saat kesintisiz çalışabilmeli ve EBYS kapatılmadan yedekleme yapılabilmelidir.
7.1.15 Meta veri Yönetimi
7.1.15.1 Meta verinin tutulma modeli açıklanmalıdır.
7.1.15.2 Dokümanın öz nitelik (attribute) tanımları yapılmalıdır.
7.1.15.3 Alan içeriklerinin tanımlanması yapılmalıdır.
7.2 DOKÜMAN RAPORLAMA YÖNETİMİ
7.2.1 Raporlama ve Listeleme
7.2.1.1 EBYS’de kullanılan raporlama modülü esnek, detaylı ve dinamik raporlama yapmaya uygun olmalıdır.
7.2.1.2 EBYS içerisinde kullanılan raporların her sayfasına başlık, sayfa numarası, kullanıcı kodu, makina adı, tarih ve saat vb. gibi tanıtıcı bilgiler yer almalıdır.
7.2.1.3 EBYS, toplu ve zamana bağlı rapor üretebilmelidir.
7.2.1.4 Rapor çıktıları İdare içinde tanımlı olan yazıcılara gönderilebilmelidir.
7.2.1.5 Yaratılan raporlar EBYS içerisinde sorunsuz çalışabilmelidir.
7.2.1.6 EBYS tarafından oluşturulan raporlar EBYS dışına dosya olarak aktarılabilmelidir.
7.2.1.7 Toplam ve ortalama alma, ilk ve son kayıt, maksimum, minimum ve ortalama gibi fonksiyonlara sahip olmalıdır.
7.2.1.8 Rapor oluşturma sırasında ön görüntüleme yapılabilmelidir.
7.2.1.9 Rapor alınırken, kullanıcıların yerel makinelerine herhangi bir yazılım yüklenmesine gerek kalmamalıdır. Rapor oluşturma işlemi sunucu tarafında yapılmalı ve oluşturulan rapor istemciye iletilmelidir. Yerine göre fazla kaynak tüketmemesi için önbellekte bilgi saklama özelliği (caching) gibi yöntemlere sahip olmalıdır.
7.2.2 Yönetimsel ve İstatistiksel Raporlar
EBYS’den istenildiği takdirde;
7.2.2.1 İstenilen tarih aralıklarında, tarihe göre sıralı, konusuna göre, vb. raporlar alınabilmelidir.
7.2.2.2 Birimler/bölümler tarafından belirlenecek şekilde standart raporlama yapılabilmelidir.
7.2.2.3 Dizinlerin ve kayıtların kullanım raporları alınabilmelidir.
7.2.2.4 Belli periyotlarda dizin yaratılması, dizinlerin açılıp/kapanması, kullanıcı ve kullanıcı gruplarının yaratılmasının kayıtları raporlanmalıdır.
7.2.2.5 Kullanıcıların, EBYS’yi kullanma istatistikleri rapor olarak alınabilmelidir.
7.2.2.6 EBYS’de kullanılan programların ve modüllerin kullanım sayıları raporlanmalıdır
7.2.2.7 Yönetimsel süreçlere destek olmak için istatistiksel ve özet bilgiler raporlanabilmelidir.
7.2.2.8 Girilen, güncellenen veriyi kontrol amaçlı raporlar alınabilmelidir.
7.2.2.9 Yetkilendirilmiş profillere özel, farklı detaylarda raporlama yapılabilmelidir.
7.2.2.10 Farklı kriterlere göre örneğin aşağıdaki şekillerde listeleme ve raporlama yapılabilmelidir.
A. EBYS’ ye ilk kez dâhil olan dokümanları listeleme,
B. EBYS ’de arşivlenen dokümanları listeleme,
C. EBYS’ den çıkan kullanıcıları listeleme,
D. EBYS’ de dokümanları olmayan kullanıcıları listeleme,
E. EBYS’ de kullanıcılara atanmış olan dokümanları listeleme,
F. EBYS’ de kullanıcıların doküman tiplerine göre listelenme,
G. EBYS’ de iş akışı ve süreçleri raporlama.
7.3 Dokümantasyon ve Yardım
7.3.1 EBYS’ nin kullanım ve yönetimine yönelik kullanım kılavuzu ve yardım ekranları olanakları çoklu dil desteğine sahip olmalıdır.
7.3.2 EBYS’ nin modüllerinde kullanım kolaylığı getiren kısa yol tuşları, menüler ve komutlar olmalıdır.
7.3.3 Dokümantasyonlar, wiki formatında, kullanıcılara ve uygulama yöneticisine yeterli bilgi sağlayacak şekilde hazırlanmalıdır. Wiki, A4 kâğıt formatında çıktı almaya uygun olmalıdır. Wiki, EBYS ile birlikte çalışabilmelidir. Yetkili kullanıcılar tarafından erişilebilmelidir.
7.3.4 Kullanıcı El Kitabı: EBYS' nin bütün modülleri için ayrı ayrı hazırlanmalıdır.
EBYS' nin genel yapısını ve nasıl çalıştığını adım adım örneklerle açıklayan bir yapıda olmalıdır.
7.3.5 EBYS Sözlüğü: EBYS içerisinde kullanılan özel terim ve kısaltmaları kapsamalı ve ona göre hazırlanmalıdır.
7.3.6 Kullanıcı Hata Kodları ve Mesajları El Kitabı: EBYS' nin her aşamasında ortaya çıkabilecek hataların ve ilgili hatayı ortadan kaldırmak için yapılması gereken işlemlerin de açıklamasından oluşmalıdır. Hata kodlarının ve mesajlarının açıklamaları anlaşılır olmalıdır.
7.3.7 Uygulama Yöneticisi El Kitabı: EBYS' nin çalışabilmesi için yapılması gereken işlemlerin açıklamasından oluşmalıdır. EBYS' de kullanılan modül ve alt programlar ile kullanılan ekranlar, hata kontrol ve mesaj yöntemleri bu dokümanda açıklanmalıdır. EBYS yönetimi ve kullanılan yazılımların yönetilmesi ve işletilmesi şeklinde ayrı ayrı hazırlanmalıdır.
7.3.8 Kurulum El Kitabı: EBYS ve modüllerinin kurulumunu ayrı ayrı örneklerle açıklamalı ve adım adım kurulumun yapılmasını anlatmalıdır. Her adımda karşılaşılabilecek sorunları tanımlayıp çözüm önerecek şekilde hazırlanmalıdır.
7.3.9 Dokümanların son sürümü eğitimlerden önce İdare’ye teslim edilmelidir.
7.3.10 Proje başlaması ile garanti süresinin sonunda, kabulü yapılmış işlerde değişiklik
Yapılmış ise, Yüklenici dokümanları güncellemeli ve yeterli sayıda güncelleşmiş dokümanı İdare'ye temin etmelidir.
7.3.11 EBYS’ nin çalışabilmesi için teklif edilen her yazılım ve modülü için orijinal dokümanlar, işletim ve kullanım kılavuzları EBYS ile birlikte İdare’ye verilmeli ve Yüklenici bunlar için ayrıca ücret talep etmemelidir.
7.4 BİLGİ/VERİ YÖNETİMİ
7.4.1 EBYS içerisinde oluşturulan e-imza, EBYS dışında başka bir uygulama ile açıldığında bozulmadan görüntülenebilmelidir.
7.4.2 EBYS dışarıdaki veri kaynakları ile veri ve bilgi alışverişinde bulunabilmelidir.
7.4.3 Bilgi giriş alanlarında giriş formatı kuralları İdare'nin İstediği biçimde olmalıdır. Bu kurallara uygun olmayan girişler hatalı kabul edilmeli ve engellenmelidir.
7.4.4 EBYS içerisinde kullanılan parametreler, menüler yardımı ile parametrik olarak girilebilmelidir.
7.4.5 EBYS, iş sürecinin herhangi bir noktasında, herhangi bir problem oluştuğunda, o ana kadar yapmış olduğu işlemleri geriye almadan (rollback), kaldığı yer bilgisini kaydetmeli ve o noktadan devam edebilmelidir (commit-work).
7.4.6 EBYS’ de kullanılan tüm kodlamalar ayrı tablolarda tutulmalı, yetkisi dâhilinde kişilerin bu tablolarda güncelleme yapabilmesine olanak sağlayacak kullanıcı ara yüzleri oluşturulmalıdır:
A. Organizasyon seması kodları
B. Haberleşme kodları
C. Dış kurum kodları
D. Doküman tip kodları
E. Doküman tür kodları v.b.
7.4.7 Hata mesajlarının açıklayıcı nitelikte Türkçe, anlaşılır şekilde olması gereklidir.
Mesajın sonunda bir hata kod numarası ya da mesajın içinde teknik detaylar bulunmalıdır.
7.4.8 Hata kod numarası kullanıldı ise bu kod numarasının ne anlama geldiği kullanıcı dokümanlarında açık bir şekilde anlatılmış olmalıdır. Hata mesajı içerisinde hata kod numarası olmaması durumunda, “Kullanıcı Hata Kodları ve Mesajları” ya da “Uygulama Yöneticisi El Kitapları”nda bu hata mesajının, hatanın olası kaynakları ve çözüm yolları ile ilgili bilgiler açıklanmadır.
7.5 İŞ AKIŞLARI VE SÜREÇ YÖNETİMİ
7.5.1. Resmi belge ve dokümanların, İş akışları ve iş süreçlerinin analiz, planlama, tasarım ve EBYS’ye uyarlanması Yüklenici Firma tarafından gerçekleştirilecektir.
7.5.2. İş akışlarının ve İş İşleyişlerinin, süreçlerinin tanımlanabilmesi ve modellenebilmesi için gerekli tasarım aracı, EBYS’ nin içinde olmalıdır.
7.5.3. İş akışları içerisinde koşullar tanımlanabilmeli, bu koşullara bağlı farklı fonksiyon mantıkları, menüler ve seçenekler yardımıyla tanımlanabilmelidir. Farklı koşullara bağlı otomatik iş tetiklenebilmelidir. Sabit ve değişen kurallara göre iş yönlendirebilmelidir. Bir iş akışının bitimi ile tanımlanmış başka bir akışın otomatik olarak başlaması sağlanabilmelidir
7.5.4 Dokümanlar için iş akış süreçlerinde her yaşam döngüsü durumu için yaşama ömrü tanımlanması sağlanmalıdır.
7.5.5 Konu ya da gönderen kullanıcıya göre yapılan tanımlamalar ve filtrelemeler ile EBYS’ ye gelen bir e-postanın, adreslendiği kullanıcı veya gruba iletilmesi sağlanmalıdır.
7.5.6 İş akış yönetim sisteminde evrak kayıt ve dolaşım süreci tanımlanabilmelidir.
7.5.7 Bir talep formuna bağlı iş akış sürecinde, birden fazla kullanıcının talebi yer alabilmelidir. Talep eden, talep no, talep konusu, talep eden birim, talebin durumu, öncelik vb. bilgiler süreç bilgilerine dâhil olabilmelidir.
7.5.8 İş akışı içinde, birden fazla kullanıcıya bilgi, görüş, gereği, onay için, paraf, koordinasyon parafı, imza için vb. seklinde iş atamaları yapılabilmelidir.
7.5.9 İş akış tasarım aracı birden fazla sürecin iç içe çalışmasını desteklemelidir. Çok sayıda akış ve kullanıcı için çoklu iş uygulamaları ve karmaşık işlemleri yürütebilmelidir.
7.5.10 İş akış tasarım aracı, çalışması bitmiş süreçlerin doğru çalışıp çalışmadığının test edilebildiği, süreç verilerinin saklandığı esnek, ölçülebilir bir yapıya sahip olmalıdır.
Tanımlanan iş akışlarında basit bir fonksiyon testini yapabilen bir kontrol yapısı bulunmalı ve iş akışlarında, basit mantık hatalarının yapılması önceden engellenmelidir.
7.5.11 Anlık iş akışları başlatılabilmelidir.
7.5.12 Doküman/evrak, ilgili kullanıcı tarafından iş akışı içerisinde bir birimden, diğer bir birime ya da birimlere havale edilebilmelidir.
7.5.13 İş akışında yanlış kullanıcıya havale edilen dokümanlar/evraklar, geri çekilebilmeli veya iade edilebilmelidir.
7.5.14 Dokümanın geri alma işleminde, paralel iş akışının olduğu süreçlerde, birden fazla birimlere gönderildiğinde, geri alma işlemi, doğru gittiği son noktaya dönmeli ve geri alma işlemi paralel gittiği birim ve süreçlere de yansımalıdır.
7.5.15 Yüklenici, EBYS için İdare’nin istediği bütün süreçler için bir iş akış sistemi tasarlamalı, uygulamaya almalı ve çalışır hale getirmelidir.
7.5.16 İdare’de gelen/giden ve iç/dış yazışma olarak kaydedilen dokümanlar/evraklar, tanımlanan mevcut iş akışlarını kullanarak otomatik olarak İdare içerisinde dolaşabilmelidir.
7.5.17 Tasarım aracında, iş akışlarının tanımlanması, EBYS’ nin içinden web ortamından yönetilebilmeli ve çalışabilmelidir.
7.5.18 Yatay/dikey iş akışları tanımlanabilmeli ve paralel ve seri iş dağıtımı yapabilmelidir, iş akışları tanımlanabilmelidir. İş akışları, EBYS' de girilen değerlere göre otomatik olarak dallanma yapabilmelidir; girilen değerlere göre iş akışının nasıl yönleneceği mantıksal ifadeler ile tanımlanabilmelidir. Ana iş akışının içerisinde alt iş akışları tanımlanabilmelidir
7.5.19 Kabul veya onay aşamasında kabul edilmeyen işler, bir sonraki aşamaya geçmemeli, iş akışının durumuna göre bir önceki duruma geri dönebilmelidir.
7.5.20 İş akışları ve süreçler ile bir dokümanın/evrakın yaşam döngüsü, yetkili kullanıcılar tarafından EBYS içerisinde görsel olarak listelenebilmeli, görüntülenebilmeli ve izlenebilmelidir. İs akışı tasarım aracı, görsel olarak obje tabanlı ve arayüz’e sahip olmalıdır.
7.5.21 İş akışlarının yaşam döngüsü ve aşamalarına ilişkin, işe başlama ve bitirme zamanlarının aşılması durumundan yöneticilerin haberdar olabilmeleri sağlanmalıdır. Yöneticiler kendilerine bağlı personelin süreçlerini kontrol edebilmelidir.
7.5.22 Kullanıcılara iş atanırken son işlem tarihleri tanımlanabilmelidir. EBYS bu tarih gelmeden ilgili kullanıcıları uyarmalıdır.
7.5.23 İş akışlarının herhangi bir aşamasında yetki dâhilinde iş akışı durdurulabilmeli, sonlanabilmeli ya da iş akışının bileşenleri, alıcılar, koşullar, vb. müdahale edilerek değiştirilebilmelidir. Değiştirilen veya iptal edilen işlem, süreç içindeki ilgili kişilere gerekçeli olarak duyurulmalıdır.
7.5.24 İş akışlarında yapılan her işlem ayrıntılı olarak kayıt altında tutulmalı ve sorgulanabilmelidir.
7.5.25 İş akışlarının adı, başlama tanımı, işlem başlama/ bitiş tarihi, önceliği, durumu, kullanıcıları, birimi, grup, iş tipi ve roller gibi iş akışı elemanları, akışı başlatma sırasında verilebilmelidir. Son işlem tarihi gelmeden ilgili kullanıcıları uyarmalıdır.
7.5.26 Uygulama yöneticisi, iş akışlarının tanımlama, başlatma ve yürütme fonksiyonlarının yetki düzenlemeleri sırasında kısıntıya gidebilmeli ve iş akışı başlarken önceden belirlenen şablonlarda, o iş akışına özel değişiklikler yapılabilmelidir.
7.5.27 İş akışlarının her aşamasında işlerin yapılma süresi kısıtlanabilmeli, süre aşımlarında işi yapacak olan kullanıcılar uyarılabilmeli veya değiştirilebilmeli, devamı elle ya da alternatif iş akış planları otomatik olarak devreye girebilmelidir.
7.5.28 İşin yapılma aşamalarında süreçler ve sürelerle ilgili raporlar alınabilmelidir.
7.5.29 EBYS içinde, iş akış süreçlerinin İdare’nin yapısına uygun olacak şekilde uygulanabilmesi için gerekli tanımlama, yönetim ve denetim (yetkilendirme, atama, kabul, onay, ret, arşive kaldırma vb.) olmalıdır.
7.5.30 EBYS içinde bir dokümana ait iş akışını başlatabilmek mümkün olmalıdır.
7.5.31 Düzenli olarak hazırlanıp belli tarihlerde (yıl/ay/gün) dağıtılan dokümanların, İdare genelindeki ilgili kullanıcılara ulaşması sağlanmalıdır.
7.5.32 EBYS içerisinde t zamanında, t+1 zamanlı olarak tanımlanan bir işin, t+1 zamanında otomatik olarak devreye girmesi mümkün olmalıdır.
7.5.33 EBYS içerisinde İş akışı tanımlayabilecek kullanıcı sayısının, bir sınırı olmamalıdır. EBYS uygulama yöneticisi tarafından tanımlanabilecek kullanıcı sayısı kadar, iş akışı tanımlayabilecek kullanıcı atanabilmelidir.
7.5.34 İş işleyişlerinde koşul koyabilme, iş başlama, bitiş ve uzatma tarihleri verebilme, işin süresinde bitmemesi veya acil olma durumunda uyarı verebilme yeteneği olmalıdır.
7.5.35 İş akışı üzerinde iş bazında yetkilendirme yapılabilmelidir.
7.5.36 Bir sürece ait tüm iş akışlarının aynı anda koşula bağlı olarak otomatik olarak sonlandırılması yetki dâhilinde mümkün olmalıdır.
7.5.37 Birbirleriyle ilişkili dokümanlar, tür gözetmeksizin ekli doküman olarak gruplanabilmeli, iş süreçlerinde birlikte hareket edebilmelidir.
7.5.38 İş akışları içerisinde koşullar tanımlanabilmeli, koşullara bağlı farklı fonksiyonlar, EBYS içerisinde menüler yardımıyla tanımlanabilmelidir.
7.5.39 İş akış sürecindeki her dokümana/evraka ilave yapma, değiştirme, iptal hakları kullanıcı bazında verilebilmelidir.
7.5.40 İş akışının herhangi bir sürecinde başka doküman/evrak sürece dahil olabilmelidir.
7.5.41 Kullanıcıların üzerindeki işlerin takibi yapılabilmeli, kişi ve birim/bölümlerdeki iş yoğunluğu belirlenmelidir. İş akışının aşamaları, anlık durumu, sisteme girilen bilgiler izlenebilmelidir.
7.5.42 EBYS'de tanımlanan iş akışları, şablon olarak kayıt edilip, sonraki kullanımlar için iş akışı süreç şablon havuzunda saklanabilmelidir.
7.5.43 Şablonla iş akışı başlatılması sırasında kullanımı zorunlu olan dokümanlarda eksiklik varsa kullanıcı uyarılmalıdır.
7.5.44 Bir dokümanın kimde ve ne kadar süre beklediği vs. sorulara kolaylıkla yanıt verilebilmeli; böylelikle dokümanın yok olması veya işleme alınmaması gibi sıkıntılar ortadan kaldırılmalıdır. Sorgu ekranlarında hem tamamlanan hem de devam eden akışlar için, seçilen bir doküman üzerinden, hangi iş akışında olduğu ve iş akış adı, başlama/bitiş tarih aralıkları, doküman adı, durumu sorgulanabilmelidir. Yapılan sorgulamaların detaylarında, akışın her basamağında kimin ne görüşler ile hangi işlemleri yaptığı, onay veya ret verdiği bilgilerine de erişilebilmelidir. Sonuçlar raporlar halinde çıktılara dönüştürülebilmelidir.
7.5.45 İş akış sürecinde, İdare’nin hiyerarşik yapısını tarif edecek olan organizasyon modelleme aracı olmalıdır. İdare organizasyon yapısında oluşturulabilecek ve oluşacak değişiklikleri otomatik olarak, İş akış sürecindeki organizasyon semasına yansımalıdır. EBYS içerisinde birden fazla organizasyon yapısı tanımlanabilmeli ve kullanılabilmelidir.
7.5.46. İş akışı içersinde web servisleri çağrılmasına imkan vermelidir.
7.5.47. İş akış sistemi içerisinde tanımlı olan süreçler tanımlı olan diğer EBYS süreçleri ile entegre çalışarak, dinamik olarak veri alış verişi yapabilmelidir.
7.6 E–DEVLET UYGULAMALARI (E-İMZA)
7.6.1. EBYS, e-imzalama işlemi için gerekli yan donanımlarla da uyumlu çalışmalıdır.
7.6.2. EBYS İdare ve kuruluşlar arası e-imzalı elektronik belge transferlerini desteklemelidir.
7.6.3. Tüm elektronik belgelerin üretim, iletim ve alındısına ait tarih bilgileri elektronik zaman damgası uygulaması ile belgeye fiziksel olarak yazılım tarafından eklenecektir. İstenilen belgelere “Elektronik Mühür” ve “Özel Elektronik İşaretler” de eklenebilmelidir.
7.6.4. TÜBİTAK’tan temin edilen e-imza da kullanılan kütüphanelerin güncelliği Yüklenici tarafından sağlanmalıdır.
7.6.5. EBYS’de kullanılacak olan e-imzanın TÜBİTAK denetimlerinden Yüklenici sorumlu olacaktır.
7.6.6. EBYS, e-imza kullanımı konusunda, 23 Ocak 2004 tarih ve 25355 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu’na istinaden çıkmış ya da çıkacak mevzuatları tamamen desteklemelidir.
7.6.7. EBYS, mobil-imzalama işlemi için gerekli yan donanımlarla da uyumlu çalışmalı ve gerekli alt yapıyı sağlamalıdır.
7.6.8. Bir doküman üzerine daha önceden atılan e-imzalar, okuma aracı üzerinden açıldıkları zaman doğrulanabilmelidir. Sertifikanın geçerli olup olmadığı, imzanın atıldığı tarih, EBYS’ de kullanılan yazılım tarafından otomatik olarak kontrol edilmelidir.
7.6.9. e-imza uygulamaları ile aynı dokümana birden fazla e-imza atılmasına olanak sağlanmalıdır. e-imza doğrudan metin düzenleme aracı üzerinden de atılabilmelidir.
7.7.1. Genel Özellikler
7.7.1.1. Kullanılacak elektronik ve mobil imzalama, doğrulama, zaman damgası alma kütüphaneleri olmalıdır. 5070 sayılı kanun ve ilgili mevzuatın belirlediği şartlara uygun olarak geliştirilmiş olmalıdır. TÜBİTAK denetiminden geçmiş olmalıdır.
7.7.1.2. Mobil imza için sorunsuz çalışan mobil imzalama, özet alma ve doğrulama yazılımı sağlanacaktır.
7.7.2. Teknik Özellikler
7.7.2.1. Zaman damgası entegrasyonu için tüm Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıları (ESHS) ile çalışabilecek yapıda zaman damgası alma fonksiyonu Yüklenici tarafından sağlanacaktır. Zaman Damgası Hizmeti İdare tarafından Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcılardan temin edilecektir.
7.7.2.2. Hazırlanan e-imza yazılımlarında kullanılacak teknolojiler, .NET veya Java ile geliştirilmiş olacaktır. Bu kapsamda Yüklenici ve İdare birlikte çalışacak ve entegrasyon yapılacaktır.
7.7.2.3. Elektronik ve mobil imzalama yazılımları imzalama, imzalı bilgiyi açıp doğrulama, gönderenin sertifikasının geçerliliğini ESHS yardımı ile kontrol etme fonksiyonlarını sağlayacaktır. OCSP protokolü ve CRL ile sertifika geçerliliği kontrol edilebilmelidir. Seri ve paralel imza özellikleri desteklenmelidir. Uzun dönemli doğrulama ve arşiv imzalama özellikleri olmalıdır.
7.7.2.4. Elektronik ve Mobil Elektronik İmza Oluşturma ve Doğrulama yazılımı 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili Yönetmelik ve Tebliğleri’ne uygun olarak imza oluşturabilecek ve doğrulayabilecektir.
7.7.2.5 Hazırlanan yazılımlar CWA 15170 ve 15171 standartlarına uygun olacaktır. Sağlanacak Elektronik ve Mobil imzalama/doğrulama yazılımları TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Makamı onayından geçmiş olmalıdır.
7.7.2.6 Elektronik veya mobil imza atmak için gerekli akıllı kart, akıllı kart okuyucu, token ve nitelikli sertifika gibi imzalama araçları ihtiyaç duyulursa İdare tarafından temin edilecektir. Yüklenici Firma, temin sürecinde gerekli danışmanlık ve süreç takip desteğini sağlayarak sürecin minimum zamanda gerçekleştirilmesini sağlayacaktır.
7.7.2.7 İdare tarafından ihtiyaç duyulursa TÜBİTAK, Avea ve Turkcell’den yapılacak nitelikli sertifika temin sürecinde yüklenici tarafından gereken takip ve danışmanlık hizmeti sağlanarak sürecin minimum zamanda yapılması temin edilecektir.
7.7.3 Teslim Ve Kabul Şartları
Ürünün yerinde kurulumu tamamlandıktan sonra ürünler İdare yetkililerince muayene edilecektir. Kabul öncesinde sistemin TÜBİTAK denetiminden geçmesi Yüklenici Firma tarafından sağlanacaktır.
Teslim edilen ürünlerin uygun bulunmaması durumunda İdari Şartname’de belirtilen ilgili hükümler uygulanacaktır.
7.7.4 Garanti Ve Teslim Sonrası Bakım
Üründe çıkabilecek eksiklik, problemler, mevzuat ve teknolojik gelişmelerden kaynaklanan güncellemeler Yüklenici Firma tarafından garanti ve bakım süresince ücretsiz olarak sağlanacaktır.
Bu proje kapsamında sağlanacak ürünler kabulden itibaren 3 yıl garanti kapsamında olmalı ve bu süre zarfında ürünlerde meydana gelebilecek revizyon (fix, patch, upgrade, vb.) ve versiyon yükseltmeleri ücretsiz olarak sağlanmalıdır.
Kurulacak sistem için standart 7x24 bakım desteği sağlanmalıdır. Problemler telefon, e-posta ve benzeri yollarla ya da İdare tarafından kritik seviyede olduğu belirtilerek açılan problemlere yerinde müdahale verilmelidir.
7.7.5 Eğitim Ve Dokümantasyon(e-imza)
Yapılan çalışmalardan sonra çalışmada yer almış İdare personeline, ilgili teknik ekiplere elektronik ve mobil imzanın çalışması, sorun durumunda izlenecek prosedür, vb. bilgilerin eğitim şeklinde aktarılması sağlanacaktır.
Eğitim İdare’nin sağlayacağı yerde maksimum 1 gün süreyle yapılacaktır.
Tüm ürünler için Türkçe dokümantasyon desteği sağlanacaktır.
7.8 TARAMA VE FAKS YAZILIMLARI İLE ENTEGRASYONU
7.8.1 Merkezi Faks Yönetim Sistemi kurulduğunda gerekli entegrasyon Yüklenici tarafından yapılabilmelidir. EBYS içinden, faks yönlendirme, alma ve gönderme özelliği desteklenmelidir.
7.8.2 Taranmış dokümanlar ile faks ve formların EBYS’ de yönetilmesi bu dokümanlar için girilen tanım bilgilerinin yanında her birinde tanımlanabilen doküman tiplerine özel alanların kayıt edilebilmesi mümkün olmalıdır.
7.9 GÜVENLİK VE GİZLİLİK YÖNETİMİ
7.9.1 Bilgilerin güvenilirliğini, mahremiyetini ve kişisel gizliliğini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır.
7.9.2 Kimlik belirleme (identification), güvenlik sağlama (authentication) ve yetki verme
(authorization) bölümleri olmalıdır.
7.9.3 EBYS içerisinde kullanılacak olan her ara yüz ya da protokol için gerekli olan kimlik doğrulama, denetleme ve yetkilendirme, İdare’nin kullandığı “Open LDAP” ile uyumlu dinamik olarak çalışabilmelidir.
7.9.4 EBYS’ nin ağ üzerinden yapılacak tüm işlemleri ve iletişimi SSL bağlantısı üzerinden gerçekleştirmelidir.
7.9.5 EBYS içerisinde web üzerinde yapılan işlemler HTTPS üzerinden yapılmalıdır.
7.9.6 EBYS içerisinde kullanılan protokol ve ara yüzler güvenlik açığı yaratmamalıdır.
7.9.7 Onay mekanizmaları oluşturulabilmeli ve bir doküman üzerine onay verilirken, verilen onayın yetkilendirilmesi ve işlemin tarih ve saati kaydedilmelidir. Dokümanlar
üzerinde onay işlemi için elektronik güvenlik sağlanmalıdır. PKI’in kullanım altyapısına uygun olmalıdır.
7.9.8 EBYS’ de tanımlanan kullanıcıların, programların, verilerin temel güvenliği, EBYS güvenlik yönetim modülü tarafından sağlanmalıdır.
7.9.9 EBYS' nin uygulama kodlarına erişimlerde gereken güvenlik önlemleri alınmalıdır.
7.9.10 Sistem tarafında, yazılımın güncellenmesi, yedeklenmesi, kullanıcı erişim haklarının denetlenmesi, yetki tanımlaması işlemlerinde güvenlik denetimleri bulunmalıdır.
7.9.11 Kullanıcılar, kullanabilecekleri yazılım modülleri ve parçacıklarına göre gruplanabilmelidir.
7.9.12 EBYS’ de uygulama yöneticisinin yaptığı işlemler de dâhil olmak üzere yapılan tüm işlemler ayrıntılı biçimde log olarak saklanabilmeli, izlenebilmeli ve istenildiği zaman raporlanabilmelidir. Bu bilgilerin silinmesi ve değiştirilmesi engellenmelidir.
7.9.13 Gizlilik derecelerini içeren sınıflandırmalar olmalıdır. Gizlilik dereceli doküman tasnifine olanak sağlanmalıdır. İçerisinde kişisel(özlük) ya da gizli bilgi içeren dokümanlar EBYS içerisine dâhil edilme sırasında işaretlenebilmeli ve bu dokümanlara erişim hakkı en üst düzeyde sınırlandırılabilmelidir.
7.9.14 Farklı gizlilik dereceleri verilebilmeli ve gizlilik derecesi uygun olmayan kişilerin evrakları görmesi engellenmeli, ancak yetkili kişinin onayı ile kendisine yönlendirilen evrakları görebilmesi sağlanmalıdır.
7.9.15 Gizlilik standartları ve yönetimi olmalıdır.
7.9.16 İdare bünyesinde, Bilgi Güvenlik Yönetim Sistemi - ISO 27001 standardı uygulamaya alındığında, Yüklenici, EBYS içerisinde ISO 27001 standardının gerekliliklerini yerine getirmelidir.
8. ALINACAK DONANIM VE YAZILIM
8.1 Harici Veri Depolama Sistemi (1 ADET)
8.1.1 Teklif edilecek SAN sistemi içerisine disk kabineti, disk sürücü kartları ve cache bellek eklenerek kaynakların ortak paylaşıldığı tek bir sistem olarak en az 1000 adet diske kadar genişleyebilmelidir.
8.1.2 Kullanılacak diskler RAID1, RAID5 ve RAID6 teknolojileri kullanılarak gruplandırılabilmelidir.
8.1.3 Kurumsal veri depolama sistemi mimarisi, sunucu bağlantıları için Fibre Channel portlar ve işlemcileri olan kartlar (Ön yüz) , Fibre Channel disk sürücülere erişim için kullanılan portlar ve işlemcileri olan kartlar (Arka Yüz) ve cache bellek kartlarının birbiri ile yüksek bant genişliğinde haberleşebildiği ölçeklenebilir bir sistem olacaktır. Sistem içerisine üzerinde işlemci veya bellek bulunan kartlardan istendiğinde eklemeler yapılarak kapasite artırılabilecektir.
8.1.4 Sunucu bağlantıları için önyüzde kullanılan Fibre Channel kart adedi en az 2 olacaktır. Teklif edilen kartlar birbiriyle yedekli çalışacaktır. Her biri 4 Gbit/sn hızında toplam 12 adet, sunucu bağlantısı için kullanılabilen Fibre Channel port bulunmalıdır. İstendiğinde port sayısı 64 adede kadar çıkarılabilmelidir. Bu portlar FC-AL protokolü ile doğrudan sunucuya bağlantıyı ve FC-SW protokolü ile bir FC anahtar üzerinden sunucuya bağlantıyı desteklemelidir.
8.1.5 Arka yüzde disk sürücülere bağlantı sağlayan kartların üzerindeki portlardan herhangi biri arızalandığında diğer kartlar üzerinden kesintisiz olarak sistemin disklere erişimi sağlanmalıdır.
8.1.6 Farklı sunucu platformlarının bir arada sorunsuz bir şekilde çalışabildiği, heterojen SAN yapısını destekleyecektir.
8.1.7 Sistem içersindeki herhangi bir parçanın arızalanması durumunda (disk, bellek, disk adaptörleri, güç kaynağı, aküler, fanlar, vs.), sistem çalışırken arızalı parça yenisi ile değiştirilebilmelidir.
8.1.8 Sistem içerisinde oluşacak sorunlardan müşterinin ve/veya üretici firmanın otomatik olarak haberdar edilmesi desteklenecektir.
8.1.9 Depolama sistemlerinin kurulumu üretici firma servis elemanları tarafından yapılacaktır.
8.1.10 Sunucuların üzerine takılacak olan host bus adaptör kartlarının yük dengeli ve sorun anında kanallar arası geçişi sağlayacak şekilde çalışması amacıyla gerekli olacak tüm yazılımlar teklife dâhil edilecektir.
8.1.11 Yönetim yazılımı ihtiyaca göre diskler üzerinde alanlar tanımlayabilmeli ve istenen sunucuya tanıtabilmelidir. Bu alanların kapasitesi kesintisiz olarak (on-line) artırılabilmelidir.
8.1.12 Veri depolama sisteminin kendi içerisinde anlık ve birebir kopyalarını çıkarabilecek gerekli yazılım teklife dâhil edilecektir.
8.1.13 Veri depolama sistemi üzerinde bulunan verilerin, Eskişehir ilinde kurulu bulunan felaket yedekleme sistemine, uygulama güvenilirliğini de sağlayarak replike etmeye yarayan replikasyon yazılımı teklif edilecek, gerekli konfigürasyonları yapılarak çalışır vaziyette teslim edilecektir.
8.1.14 Harici veri depolama sisteminin IP üzerinden replikasyonu için gerekli olacak donanım teklife dâhil edilecektir.
8.1.15 Sistem içerisinde aynı anda 73 GB, 146 GB, 300GB, 450 GB 15000 RPM, ve 400 GB 10000 RPM, 4 Gbit/s hızında, fiber channel diskler ve 1TB kapasiteli, 7200 rpm hızında SATA diskler kullanılabilmelidir.
8.1.16 Veri depolama sistemi içinde en az 160?? adet, en az 146GB ve en az 15.000rpm’lik FC veri diski teklif edilmelidir.
8.1.17 Herhangi bir disk arızasına karşı sistem içerisinde en az 4 adet global yedek disk bulundurulmalı ve tek bir yedek diskin dahi bütün kabinete hizmet verebilmesi mümkün olmalıdır.
8.1.18 Harici veri depolama sistemi üzerinde, toplam (Kullanılabilir net tampon bellek ve Paylaşımlı bellek toplamı) en az 64 GB tampon bellek bulunmalıdır. Belirtilen bellek miktarı kullanılabilir kapasite olarak yapılandırılmalıdır.
8.1.19 Bu belleğin 16 GB lik bölümü disk sisteminin kendi iç işletim sistemi ve operasyonlarını çalıştırmak amacı ile kullanılacaktır. Bellekler bu şekilde yapılandırılamıyorsa sistemin kullanılabilir net tampon belleği 64 GB olacaktır.
8.2 UYGULAMA SUNUCUSU (2 ADET)
8.2.1 Teklif edilecek sunucunun üzerinde sunucunun ihtiyaç duyduğu gücü karşılayacak güçte yedekli ve hot-swappable güç kaynakları bulunacaktır.
8.2.2 Teklif edilecek sunucunun üzerinde sunucunun ihtiyaç duyduğu soğutmayı karşılayacak güçte yedekli ve hot-swappable fanlar bulunacaktır.
8.2.3 Teklif edilecek sunucu, sunucu üreticisine ait bir rack kabinet içerisinde verilecektir.
8.2.4 Teklif edilecek sunucu üzerinde en az 16 adet PCIe veya PCI-X genişleme yuvası bulunmalıdır.
8.2.5 Sistem ile birlikte, sistemin çalışmasını sağlayacak tüm kablo ve diğer kartlar eksiksiz olarak verilecektir.
8.2.6 Teklif edilecek sunucu üzerinde en az bir adet DVD sürücü bulunmalıdır.
8.2.7 Teklif edilecek sunucu üzerinde en az bir adet sıkıştırmasız en az 36 GB kapasitede teyp sürücü bulunmalıdır.
8.2.8 Teklif edilecek sunucu üzerinde en az 4 adet her biri 2 portlu 10/100/1000BaseT standardında ethernet arabirimi bulunmalıdır. Bu kartlardan gerekli sayıda cluster için “h-beat” bağlantılarını sağlamak amacıyla kullanılacaktır.
8.2.9 Teklif edilecek sunucu ile birlikte işletim sistemi için en az 4 adet 156 GB kapasitede 15K sabit disk bulunmalıdır. Sabit diskler, donanımsal olarak RAID-1 yapısında olmalıdır.
8.2.10 Teklif edilecek sunucu üzerinde en az 4 adet, en az 4 Gbit/s hızında çalışan, her biri en az 2 portlu Fiber bağlantı adaptörü bulunmalıdır. Bu adaptörlerin paralel çalışabilmesi için gerekli ise yazılım teklif edilecektir.
8.2.11 Sunucu ile birlikte, sunucunun çalışma esnasındaki donanımsal verilerini (ısı, güç kaynaklarının durumu, vb.) ve donanımsal hatalarını gözlemlemeye yarayan, üretici firmaya ait bir yazılım bulunacaktır. Ayrıca sistemde oluşabilecek hataları veya uyarı mesajlarını üretici firmaya otomatik olarak (telefon ve internet yolu ile) iletecek yazılım/donanım mekanizması bulunacaktır.
8.2.12 Sunucunun işlemci, bellek ve disk birimleri Pre-Failure garantisine sahip olmalıdır. Sunucu önceden arızalanma bilgisini verecektir. Üretici firma ve Yüklenici bu bilgiye istinaden arızalı birimi değiştirecektir.
8.2.13 Teklif edilecek sunucunun işlemcileri gerçek 64-bit mimaride olmalıdır.
8.2.14 Teklif edilecek sunucu üzerinde en az çift çekirdekli işlemciler teklif edilmelidir. İşlemci çekirdeklerinin çalışma hızı en az 1.6 GHz olmalıdır.
8.2.15 Teklif edilecek sunucu üzerinde en az 4 adet fiziksel işlemci (soket) bulunmalıdır ve teklif edildiği konfigürasyon şasi/şasileri içerisinde en az 8 fiziksel işlemci adedine genişleyebilmelidir.
8.2.16 Sunucunun merkezi işlem birimi, en az 18 MB üçüncü seviye ön belleğe (L3 cache) sahip olacaktır.
8.2.17 Teklif edilecek sunucunun bellekleri ECC özelliğinde, en az 533 MHz hızında DDR2 SDRAM olmalıdır.
8.2.18 Teklif edilecek sunucunun üzerinde en az 64 GB toplam ana bellek bulunmalıdır. Sunucu üzerindeki bellek miktarı teklif edildiği konfigürasyon şasi/şasileri içerisinde en az 256 GB’a yükseltilebilir olmalıdır.
8.2.19 Sunucunun işletim sistemi; Windows Datacenter Server olacaktır. Teklif edilen sunucu modelinin ve kullandığı işlemci tipine göre Microsoft’un Windows Server Catalog sitesinde ilgili başlığı altında listelendiği belgelenecektir.
8.2.20 Sunucu için Microsoft Windows Server işletim sistemi, sunucu üzerindeki tüm çift çekirdekli işlemcileri lisanslayacak şekilde, garanti süresi boyunca her türlü ürün güncelleme, yeni sürüm, service pack, release, update ve patch uygulamaları ile birlikte lisanslı olarak verilecektir.
8.3 WEB SUNUCUSU (4 ADET)
8.3.1 Kurulum için gerekli olabilecek her türlü enerji ve data kablolama, vs. Yüklenici tarafından ücretsiz olarak yapılacaktır.
8.3.2 Teklif edilen sunucular en fazla 2U yüksekliğinde ve rackmount yapıda olacaktır. Kabinete montajı için gerekli tüm orijinal bağlantı aparatları beraberinde verilmelidir.
8.3.3 Teklif edilen sunucular üzerinde en az 2 adet dört çekirdekli işlemci bulunmalıdır.
8.3.4 Teklif edilen işlemciler en az 2,66 GHz hıza ve en az 8 MB L3 cache belleğe sahip olmalıdır.
8.3.5 Sunucular üzerinde bulunan işlemcilerin diğer I/O birimleri ile haberleşme hızı en az 6.4GT/s olmalıdır.
8.3.6 Sunucu üzerinde en az 24 GB kapasitede 1333MHz hızında DDR-3 R-DIMM bellek bulunmalıdır. Bellek konfigürasyonu, bellek modüllerinin 1333 MHz hızında çalışacağı şekilde yapılmalıdır. Bellek modülleri hata düzeltecek özelliğe (Chipkill, Advanced ECC veya benzer teknolojiler) sahip olacaktır.
8.3.7 Sunucu üzerinde en az 8 adet disk yuvası bulunmalıdır.
8.3.8 Sunucular ile birlikte en az 2 adet 300 GB kapasitede 2.5” Hotswap özellikte ve SAS arabirimine sahip sabit disk teklif edilecektir. Sabit disklerin dönüş hızı en az 10.000 rpm ve bağlantı hızları en az 6 Gbps olmalıdır.
8.3.9 Teklif edilen sunucular üzerinde en az 1 adet DVD ± RW optik sürücü bulunacaktır.
8.3.10 Teklif edilen sunucular üzerinde donanımsal olarak RAID setleri oluşturabilmeye imkan veren en az 512 MB cache belleğe sahip ve pil korumalı SAS RAID Controller kartı bulunmalıdır. Teklif edilen RAID kartı en az RAID 0, 1, 0+1, 5, 6 RAID setlerinin tümünü eksiksiz desteklemelidir. İstenilen RAID seviyelerinin desteklenmesi ile ilgili ek lisans ya da yazılım söz konusu ise teklife dahil edilmelidir.
8.3.11 Teklif edilen sunucular üzerinde, ethernet portlarından bağımsız donanım üreticisine ait uzaktan yönetim modülü ve yazılımı bulunmalıdır.
8.3.12 Sunucular üzerinde en az 16 MB belleğe sahip ekran kartı olmalıdır.
8.3.13 I / O yuvaları (Mouse / Klavye portu) hariç en az 2 adet USB 2.0 portu olacaktır.
8.3.14 Teklif edilen sunucular üzerinde en az 6 adet UTP uyumlu, 10/100/1000 Mbps Full Duplex çalışabilen TCP / IP Offload Engine (T.O.E) ve Load balancing özelliklerine sahip ana kart üzerine entegre veya kart şeklinde sağlanan ethernet portu bulunacaktır.
8.3.15 Gerekli tüm kartlar takıldıktan sonra sunucular üzerinde en az 3 adet boş PCI-e genişleme yuvası bulunmalıdır.
8.3.16 Sunucular ile birlikte İdare adına lisanslı Windows 2008 Enterprise Server Open işletim sistemi lisansı teklif edilmelidir. Beraberinde orijinal yükleme mediaları verilmelidir.
8.3.17 Server’ın içine takılan tüm kartların tanımlamaları yapılmış ve çalışır durumda olması gerekmektedir. (Kartların tanıtımında kullanılan yazılımlar CD olarak verilmelidir.)
8.3.18 Sunucuların bütün teknik özelliklerini açıklayan ayrıntılı orijinal teknik doküman onaylanarak teklif ekinde sunulmalıdır.
8.3.19 Teklif veren Yüklenici Firma teklif etmiş olduğu markanın yetkili satıcısı ve yetkili servis merkezi olmalıdır, bu durumunu teklif ekinde belgelemelidir.
8.4 TİP-1 TARAYICI (1 ADET)
8.4.1 Tarayıcı, Standart memory ile en az A3 boyutunda olan dokümanları tek geçişte dokümanın her iki yüzünü aynı anda tarayabilmeli ve bağlı bulunduğu bilgisayara istenilen formatta aktarabilmelidir.
8.4.2 Tarayıcıda taranan dokümanlar, tarayıcı içinden doğrudan geçmeli, tarayıcı içinde dokümana zarar verebilecek hareketle dönmemelidir.
8.4.3 Tarayıcı, A4 boyutundaki dokümandan 200 DPI çözünürlükte çift taraflı dakikada en az 55 sayfa (ppm) tarayabilmelidir. Duplex moda (arkalı önlü) hızı değişmemelidir.
8.4.4 Tarayıcı en az 150 sayfa doküman alabilme kapasitesine sahip ADF (Otomatik Doküman Besleme) ünitesine sahip olmalıdır.
8.4.5 Tarayıcının optik çözünürlüğü en az 300 dpi olmalıdır. Tarayıcı 75-600 dpi arasında değişik çözünürlüklerde tarama yapabilmelidir.
8.4.6 Tarayıcı çift belge almayı çalışma anında algılayabilen ve engelleyebilen, durumu operatöre uyarıcı bir sistem bulunmalıdır. Bu sistem hakkında bilgi verilmelidir.
8.4.7 Tarayıcı, matbu doküman, kart, taranamayacak kadar deforme olmuş ve yırtılmış silik yazılı dokümanlar, gazete, fax, pelür kağıt, 2.kalite (saman) kağıt, karton kağıt türü evrakları, kitapları ve fotoğrafları siyah/beyaz ve renkli olarak tarayabilme özelliğinde olmalıdır.
8.4.8 Farklı ebat ve gramajdaki kağıtları otomatik olarak algılayabilmeli, karışık olarak tarayabilmeli ve imaj üstünde gerekli düzeltmeleri yapabilmelidir.
8.4.9 Tarayıcının TWAIN ve ISIS sürücülerle tarama özelliği olmalı ve cihazla birlikte tüm sürücüleri verilmelidir.
8.4.10 Tarayıcı, değişik formatlarda tarama yapabilmelidir. Desteklediği formatlar belirtilmelidir.
8.4.11 Tarayıcının İş İstasyonu’na bağlantısı ve taranan dokümanların düzenlenebilmesi için gerekli tüm donanımsal ve yazılımsal bileşenler birlikte verilmelidir.
8.4.12 Yazılım dokümanlarda, eğrilik, düzeltme (deskew), ışık, contrast ayarları vb. görüntülerin üzerinde iyileştirme yapılabilmelidir.
8.4.13 Yazılım taranan sayfa üzerinde istenmeyen çizgi, nokta vb. temizleyebilmelidir.
8.4.14 Yazılım ve sürücüler, garanti süresi boyunca yeni sürümlerine ücretsiz yükseltilmelidir.
8.4.15 Özel dokümanları ( Kösesinde kupon olan ve kuponu yırtılmış formata kağıt veya doküman üzerinde büyük delik ve/veya delik boşluğu bulunan kağıt gibi ) tarayabilecek özelliği bulunmalıdır.
8.4.16 Tarayıcının gelişmiş ara yüzü ile :
8.4.17 Taranmış görüntünün parlaklık ve kontrast ayarı dokümanı yeniden taramaya gerek kalmaksızın kolayca değiştirilebilmeli ve istenen noktada sabitlenebilmelidir. Yapılan bu ayar gerekirse taranacak tüm dokümanlara uygulanabilmelidir.
8.4.18 İstenirse verilen parlaklık ve kontrast aralığında dinamik ayar yapmalı verilen aralığa girmeyen dokümanların operatörce manuel ayarlaması sağlanmalıdır.
8.4.19 Eğik taranan görüntü yeniden taramaya gerek kalmadan otomatik olarak döndürülmeli, gerekirse bu işlem birer derecelik açılarla operatör tarafından da yapılabilmelidir.
8.4.20 Görüntü içindeki istenmeyen noktalar (Gürültü) maksimum boyutları verilmek suretiyle otomatik yok edilmelidir.
8.4.21 Tarayıcının değişik hata durumlarında nasıl davranacağı tanımlanabilmelidir.
8.4.22 Tanımlanmış çizgileri filitre edebilmelidir.
8.4.23 Fotokopiler sırasında veya başka nedenlerle oluşmuş Siyah çerçeveleri kaldırabilmelidir. (Black border removel).
8.4.24 Taranan görüntünün analiz sonuçlarını verebilmelidir.
8.4.25 Tarayıcı ara yüzünden tarayıcıya basılacak bilgiler ayarlanabilmelidir.
8.4.26 Gerekirse tasarlanmış formlardaki renkleri yok edebilmelidir.(Colour drop)
8.4.27 Bu özellikleri sağlayacak gerekli yazılım ve donanım teklif edilmelidir.
8.4.28 Tarayıcı ile ilgili 2 yıllık tüketim malzemesi teklifte yer alacaktır. (1.000 Doküman/Gün hesabı ile)
8.4.29 Tarayıcının bilgisayarlara bağlantısı SCSI-2 veya Fireware olacaktır. Tarayıcıların bağlanması için gerekli her türlü ek ünite(kart, kablo, vs) Yüklenici Firma tarafından sağlanacaktır.
8.5 TİP-2 TARAYICI (70?? ADET)
8.5.1 Tarayıcı en az A4 boyutunda olan dokümanları tek geçişte dokümanın her iki yüzünü aynı anda tarayabilmeli ve bağlı bulunduğu bilgisayara istenilen formatta aktarabilmelidir.
8.5.2 Tarayıcıda taranan dokümanlar, tarayıcı içinden doğrudan geçmeli, tarayıcı içinde dokümana zarar verebilecek hareketle dönmemelidir.
8.5.3 Tarayıcı, A4 boyutundaki dokümandan 200 DPI çözünürlükte çift taraflı dakikada en az 25 sayfa (ppm) tarayabilmelidir.
8.5.4 Tarayıcı Flatbed özelliğinin yanında ayrıca en az 50 sayfa doküman alabilme kapasitesine sahip ADF (Otomatik Doküman Besleme) ünitesine sahip olmalıdır.
8.5.5 Tarayıcı 600 dpi ye kadar değişik çözünürlüklerde tarama yapabilmelidir.
8.5.6 Tarayıcı çift belge almayı çalışma anında algılayabilen ve engelleyebilen, durumu operatöre uyarıcı bir sistem bulunmalıdır. Bu sistem hakkında bilgi verilmelidir.
8.5.7 Tarayıcı, matbu doküman, kart, taranamayacak kadar deforme olmuş ve yırtılmış silik yazılı dokümanlar, gazete, fax, pelür kağıt, 2.kalite (saman) kağıt, karton kağıt türü evrakları, kitapları ve fotoğrafları siyah/beyaz ve renkli olarak tarayabilme özelliğinde olmalıdır.
8.5.8 Farklı ebat ve gramajdaki kağıtları otomatik olarak algılayabilmeli, karışık olarak tarayabilmeli ve imaj üstünde gerekli düzeltmeleri yapabilmelidir.
8.5.9 Tarayıcının TWAIN ve ISIS sürücülerle tarama özelliği olmalı ve cihazla birlikte tüm sürücüleri verilmelidir.
8.5.10 Tarayıcı, değişik formatlarda tarama yapabilmelidir. Desteklediği formatlar belirtilmelidir.
8.5.11 Tarayıcının bilgisayara bağlantısı ve taranan dokümanların düzenlenebilmesi için gerekli tüm donanımsal ve yazılımsal bileşenler birlikte verilmelidir.
8.5.12 Yazılım dokümanlarda, eğrilik, düzeltme(deskew), ışık, contrast ayarları vb. görüntülerin üzerinde iyileştirme yapılabilmelidir.
8.5.13 Yazılım taranan sayfa üzerinde istenmeyen çizgi, nokta vb. temizleyebilmelidir.
8.5.14 Yazılım ve sürücüler, garanti süresi boyunca yeni sürümlerine ücretsiz yükseltilmelidir.
8.5.15 Özel dokümanları ( Kösesinde kupon olan ve kuponu yırtılmış formata kağıt veya doküman üzerinde büyük delik ve/veya delik boşluğu bulunan kağıt gibi ) tarayabilecek özelliği bulunmalıdır.
8.5.16 Doküman Yönetim sistemi ile uyumlu tarama yazılımları tarayıcı ile birlikte ücretsiz olarak verilecektir. Verilecek yazılımları açıklayınız.
8.5.17 S Windows 2000 Professional ve MS Windows XP uyumlu olmalıdır.
8.5.18 Ürün ile birlikte, görüntü işleme yapılmasını sağlayacak yazılım verilmelidir.
8.5.19 Tarayıcılar evrakları değişik formatlarda çıktı verebilmelidir.
8.5.20 Tarayıcının gelişmiş ara yüzü ile :
8.5.21 Taranmış görüntünün parlaklık ve kontrast ayarı dokümanı yeniden taramaya gerek kalmaksızın kolayca değiştirilebilmeli ve istenen noktada sabitlenebilmelidir. Yapılan bu ayar gerekirse taranacak tüm dokümanlara uygulanabilmelidir.
8.5.22 İstenirse verilen parlaklık ve kontrast aralığında dinamik ayar yapmalı verilen aralığa girmeyen dokümanların operatörce manuel ayarlaması sağlanmalıdır.
8.5.23 Eğik taranan görüntü yeniden taramaya gerek kalmadan otomatik olarak döndürülmeli, gerekirse bu işlem birer derecelik açılarla operatör tarafından da yapılabilmelidir.
8.5.24 Görüntü içindeki istenmeyen noktalar (Gürültü) maksimum boyutları verilmek suretiyle otomatik yok edilmelidir.
8.5.25 Tarayıcının değişik hata durumlarında nasıl davranacağı tanımlanabilmelidir.
8.5.26 Tanımlanmış çizgileri filitre edebilmelidir.
8.5.27 Fotokopiler sırasında veya başka nedenlerle oluşmuş Siyah çerçeveleri kaldırabilmelidir. (Black border removel).
8.5.28 Taranan görüntünün analiz sonuçlarını verebilmelidir.
8.5.29 Tarayıcı ara yüzünden tarayıcıya basılacak bilgiler ayarlanabilmelidir.
8.5.30 Gerekirse tasarlanmış formlardaki renkleri yok edebilmelidir.(Colour drop)
8.5.31 Bu özellikleri sağlayacak gerekli yazılım ve donanım teklif edilmelidir.
8.5.32 Tarayıcı ile ilgili 2 yıllık tüketim malzemesi teklifte yer alacaktır. (1.000 Doküman/Gün hesabı ile)
8.5.33 Tarayıcının bilgisayarlara bağlantısı SCSI-2 veya USB olmalıdır. Tarayıcıların bağlanması için gerekli her türlü ek ünite(kart, kablo, vs) Yüklenici Firma tarafından sağlanacaktır.
9 ELEKTRONİK ARŞİV OLUŞTURMA
9.1 DİJİTAL ARŞİV
9.1.1 İdare tarafından belirlenen dokümanlara ait görüntü tarama, etiket tespiti ve girişi, görüntü ve etiketi eşleştirme işlemleri eş zamanlı olarak EBYS’ye aktarılacaktır. Yüklenici Firma kontrol için günaşırı yaptıkları çalışmayı, kontrol grubuna bildirecektir.
9.1.2 Eş zamanlı olarak sisteme aktarılan dokümanların görüntü ve etiket bilgilerinin kontrol işlemleri, sadece yetkili kişiler tarafından görülebilen bir ara yüz üzerinden yine sistem üzerinden yapılmalı, kontrol işlemi tamamlanan görüntüler ve etiket bilgileri daha sonra sisteme aktarılmalıdır.
9.1.3 Yüklenici Firma yaptığı işle ilgili herhangi bir sorun olması durumunda, sorunun giderilmesi için 1 yıl boyunca ücretsiz destek verecektir.
9.1.4 Yüklenici Firma ve çalışanları, bu işten edindiği ve kullandığı tüm bilgileri üçüncü şahıslara her ne surette olursa olsun açıklayamaz ve veremez. Yüklenici Firma, bu işte çalıştıracağı elemanlarının seçiminde bu hususu göz önüne alacaktır. Aksi halde oluşacak dolaylı veya dolaysız her türlü maddi ve manevi zararı Yüklenici tazmin edecektir.
9.1.5 Bu dokümanların orijinal görüntüleri hiç bir şekilde İdare dışına çıkarılmayacaktır.
Görüntüleme işlemlerinde arşivcilik teknik, ilke ve standartları korunacaktır.
Kullanılacak tarayıcı sistem DIN A0 boyutuna kadar dokümanların dijital ortama aktarılması işlemini yerine getirebilecek, yaptığı taramaları gerçek boyutlarında sıkıştırılmamış TIFF ve PDF dosya formatlarında, 8-bit gri tonlama ve en az 400 dpi’da taranacaktır.
Görüntüleme, dokümanın fiziki durumuna uygun teknoloji ile yapılacak, işlem sırasında belgelere zarar verilmeyecektir.
Alınacak görüntüler, sayfanın tamamını kapsayacak şekilde tam ve eksiksiz olacaktır. Dokümanın başında, sonunda veya aralarda bulunan ve birbirini takip eden boş sayfalar çekilmeyecektir. Çekilmeyen sayfaların numaraları belirtilerek görüntüye alınacaktır.
Dokümanların tamamı 8-bit gri tonlama ile taranıp, sisteme bu şekilde yüklenecektir.
İhaleye katılan firmalar bu bölümde açıklanan görüntü tarama, işleme, ana sisteme aktarma, veri giriş işlemleri için öngördükleri sayfa başına birim fiyat tekliflerini detaylı bir şekilde bildirecek ve günlük sayfa işleme kapasiteleri İdare’nin belirleyeceği süre ile doğru orantılı olacaktır.
Katlanmış ve/veya buruşmuş vaziyetteki belgeler düzeltilerek taranacaktır.
İdare tarafından yapılacak kontrollerde; görüntülerin arşivcilik, teknik, ilke ve standartlarına öngörülen format ve çözünürlük değerlerine sahip olup olmadıklarına, dokümanların eksiksiz olup olmadığına bakılacaktır. Belirtilen kriterlere uygun olmayan kopyalar ilave bir bedel ödenmeksizin ve istenilen şartları taşıyana kadar tekrarlanacaktır.
Hizmetin gerçekleştirilmesi için gerekli tarayıcı ve diğer donanım Yüklenici tarafından sağlanacaktır.
Tarama işlemi sırasında gerekli olması durumunda bilgi kaybına neden olmayacak şekilde görüntü üzerinde iyileştirmeler yapılacaktır. Bu iyileştirmeler en az orijinal görüntü kalitesinde olacaktır.
İdare tarama işleminde kullanılacak sistemin referanslarını isteyecektir.
9.1.13 Yüklenici Firmanın personeli, dokümanın güvenliği için azami özen gösterecektir.
9.1.14 Tarama ve indeksleme işlemi yapılan dokümanlar bütün işlemleri bitirilerek eş zamanlı olarak EBYS ile kullanılabilir olacaktır.
9.2 ÇALIŞMA ORTAMI
9.2.1 Çalışma ortamı TEDAŞ Genel Müdürlüğü ile Bağlı Dağıtım Şirketlerinin merkez ve illeridir.
9.2.2 Dokümanların dijital kopyalarının alınması işlemi ve sisteme aktarılması işi, TEDAŞ Genel Müdürlüğü ile Bağlı Dağıtım Şirketlerinin merkez ve illerinde yapılacaktır.
Taranacak belgelere hiçbir şekilde zarar verilmeyecektir. Yangın da dahil olmak üzere, belgelere verilecek zarar ve ziyandan Yüklenici Firma sorumlu olacaktır.
9.2.3 Yüklenici tarafından görevlendirilecek olan eleman/elemanlar İdare’nin kontrol ve denetiminde olacak, görev alanını izinsiz ve habersiz terk etmeyecektir.
9.2.4 Çalışma İdare’nin belirleyeceği gün ve saatlerde yapılacaktır.
9.3. DİĞER HUSUSLAR
9.3.1 Yüklenici daha önce benzer bir nitelikte iş yaptığını belgeleyecektir.
9.3.2 Yüklenici yapılacak olan işin kapasitesini sağlayacak yeterli ekipmanlara sahip olduğunu ihale öncesinde belgeleyecektir.
9.3.3 Yüklenici Projede görevlendireceği elemanların sayısını, iş tecrübesini, eğitimlerini, daha önce benzer projede çalıştıklarını, bu konuda almış oldukları sertifikalarını işe başlamadan önce İdare’ye bildirecek, İdare tarafından onaylanmayan elemanlar çalıştırılmayacaktır. Ayrıca, çalışma düzenini, vardiya sayısını, her vardiyada çalışacak personel sayısını da bildirecektir.
9.3.4 Yüklenici Firma sözleşmeyi müteakiben en fazla 15 gün içinde sistemi kurarak görüntülerin dijital ortama aktarılması çalışmalarına başlayacaktır.
9.3.5 Yüklenici, sözleşmeyi müteakiben bir hafta içinde İdare’ye proje planı verecektir. Günlük iş akış sistemini ve iş kapasite hesaplarını bu planda belirtecektir.
9.3.6 Yüklenici Firma personeli çalışma esnasında kimyasal olmayan eldivenler ve maske takacaktır.
9.3.7 Çalışmanın yapıldığı mekanda hiçbir şekilde gıda maddesi tüketilmeyecek, sigara içilmeyecektir.
9.3.8 Çalışmanın yapıldığı mekanda elektrik yükünü arttıracak ya da mevcut elektrik sistemini tehlikeye sokacak cihazlar bulundurulmayacaktır.
9.3.9 Yüklenici Firma yüklendiği işin bir bölümünü ya da tamamını, başka bir firma ya da şahıslara devredemez.
9.3.10 Yüklenici Firma İdare’ye önceden yazılı bildirmek suretiyle, mesai saatleri dışında, İdare’nin uygun görmesi halinde, vardiyalı çalışabilecektir.
9.3.11 Projenin aksamadan yürütülmesi için, İdare ve Yüklenici sorumlularından oluşan bir ekip haftalık periyotlarla durum değerlendirmesi yapacaktır. Değerlendirme, raporla İdare’ye bildirilecektir.
9.3.12 Yüklenici Firma, iş bitiminde mülkiyeti kendine ait olan donanımların üzerinde bulunan İdare’ye ait tüm verileri İdare’nin gözetiminde imha edecektir. Dijital imha yöntemini İdare belirleyecektir.
9.3.13 Yüklenici Firma, projenin bitiminde, İdare’de bulunan kendine ait donanımları bir hafta içinde tahliye edecektir.
9.4 KABUL YÖNTEMİ
İdare tarafından işin kabul edilmesi: Projenin bitiminde kabul aşamasında, İdare kendi takdir yetkisine dayanarak, sistem üzerinden (WEB) dokümanların tümü üzerinde; etiket bilgileri, eşleştirmeler ve görüntüler dahil olmak üzere detaylı kontrolleri gerçekleştirecek. Şartnameye uygun bulunması halinde işin kabulü yapılacaktır.
10 DİĞER KOŞULLAR
10.1 EBYS STANDARTLARI
EBYS, aşağıda belirtilen mevzuata ve standartlara uygun olarak hazırlanmalı ve çalışmalıdır. Standartlarda ve/veya yasal mevzuatta yapılan değişiklikler, standardın ve/veya mevzuatın yürürlük tarihinde İdare tarafından kullanılabilecek biçimde EBYS’ye ücretsiz olarak uygulanmalıdır.
1. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu
2. 2004/21 sayılı Başbakanlık Genelgesi
3. Birlikte Çalışabilirlik Rehberi
4. 2005/7 sayılı “Standart Dosya Planı” konulu Başbakanlık Genelgesi
5. 13.08.1991 tarih ve 1991/17 sayılı “HABERLEŞME KOD SİSTEMİ” genelgesi
6. TS 13298 sayılı Elektronik Belge Yönetimi Standardı
7. Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli (v.2.0)
8. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik
9. Kamu Kurum ve Kuruluşlarının İnternet Sitesi Klavuzu
10. ISO/IEC 27001
11. ISO-15489 BELGE YÖNETİMİ STANDARDI
12. ISO/IEC 11179 BİLGİ TEKNOLOJİSİ VERİ ELEMANLARININ ÖZELLİKLERİ VE STANDARDİZASYONU
13. ISO/IEC 26300:2006 INFORMATİON TECHNOLOGY – OPEN DOCUMENT FORMAT FOR OFFİCE APPLİCATİONS (OPENDOCUMENT) V1.0
14. ISO/IEC 29500:2008 INFORMATİON TECHNOLOGY – DOCUMENT DESCRİPTİON AND PROCESSİNG LANGUAGES – OFFİCE OPEN XML FİLE FORMATS
15. 2008/16 sayılı Elektronik Belge Standartları ile ilgili Başbakanlık Genelge’si.
16. 3473 SAYILI KANUN
10.2 TEKNİK DESTEK VE BAKIM
10.2.1 Yüklenici, teklif edeceği EBYS’de kullandığı yazılımları çalışır halde İdare’ye teslim etmelidir.
10.2.2 İdare’nin gereksinimlerini karşılamak üzere EBYS içerisinde kısmi yazılım geliştirmeye ihtiyaç duyulursa, EBYS’nin geliştirilmiş hali veya İdare için yapılmış geliştirmeleri de içeren daha gelişmiş bir hali, yeni bir alt sürüm olarak yayınlanmalı ve dolayısıyla EBYS üzerinde daha sonra yapılacak versiyon/yayım güncellemelerinin sorun çıkartmaması, yani yeni sürümünün, eski sürüm ile (eski sürümde yapılan geliştirmeler dahil) uyumlu çalışması sağlanmalıdır.
10.3 GARANTİ KOŞULLARI
10.3.1 Yüklenici teklif ettiği tüm EBYS ürünlerine 3 yıl süre ile garanti vermelidir.
10.3.2 Yüklenici, garanti süresince EBYS' de kullanılan yazılımların bakımını kapsayacak şekilde, sürüm, yayım yükseltmelerini ve yama çalışmalarını ücretsiz sağlamalıdır. Yüklenici, bu konu ile ilgili uygulama ve kullanıcı eğitimlerini vermeyi taahhüt etmelidir.
10.4 EĞİTİM
10.4.1 Yüklenici, EBYS ile ilgili eğitim hizmetini İdare’nin yerleşkesinde ücretsiz vermelidir.
10.4.2 Yüklenici tarafından verilecek eğitimlerin belirtilen dönem içerisindeki kesin tarihleri, İdare ve Yüklenici’nin mutabakatı ile belirlenmelidir. Eğitim zaman planı önceden Yüklenici tarafından verilmeli ve İdare’nin onaylamasından sonra uygulanmalıdır.
10.4.3 Yüklenici vereceği eğitimlerin, eğitim dokümanlarını Türkçe olarak eğitimden 5 gün önce İdare’ye teslim edecektir.
10.4.4 İdare, gerekli gördüğü durumlarda, eğitmenin değiştirilmesini ve/veya eğitimin tekrarlanmasını talep edebilecektir. Yüklenici bu talebi herhangi bir ilave ücret istemeksizin yerine getirmek zorundadır.
10.4.5 Yüklenici tarafından verilecek eğitimler ile ilgili bilgiler aşağıda belirtilmiştir.
10.4.5.1 İdare tarafından belirlenecek kişilere EBYS kapsamındaki tüm modüller için yönetici eğitimleri uygulamalı olarak verilecektir. İdare'nin belirlediği 5 Proje personeline, gerekli olan her türlü eğitimin verilmesi ve EBYS’nin yönetimini yapabilir hale gelmeleri sağlanacaktır.
10.4.5.2 Yüklenici, İdare tarafından belirlenecek 100 personele, 5 grup halinde EBYS kullanıcı eğitimleri verecektir. Bu eğitim; "eğitici eğitimi" şeklinde olacaktır.
10.5 LİSANSLAMA KOŞULLARI
10.5.2 EBYS, aşağıda yer alan özellikleri destekleyecek ve teklif bu lisansları kapsayacak şekilde verilecektir.
A. Tarama (Scanners)
B. OCR
C. e-İmza
D. Mobil-İmza
E. Fax Entegrasyon
F. 3. Parti Ürünler
G. Mesajlaşma ve Erişim Pro. ile Haber. Kul. Adaptor.
10.5.3 EBYS kapsamında, Yüklenici tarafından kullanıma sunulacak olan tüm yazılımlar lisanslı olmalı, lisansları Yüklenici tarafından sağlanmalıdır.
11 PROJE PLAN VE TAKVİMİ
11.1 EBYS’NİN KURULUMU VE GERÇEKLEŞTİRİLMESİ
11.1.1 Yüklenici, yukarıda belirtilen süreçler için, bu süreçlerin analizini, EBYS’ye uyarlanmasını ve uygulanmasını gerçekleştirmelidir.
11.1.2 Yüklenici, Proje tanımında belirtildiği üzere, EBYS’nin İdare’nin belirleyeceği bir sunucu üzerine kurulması, iş süreçlerinin İdare’ye uyarlanarak çalışır duruma getirilmesi ve İdare’ce ihtiyaç duyulan eğitimlerin verilmesini kapsayan bir Proje Planı hazırlamalıdır.
11.1.3 Yüklenici, Projeyi, işe başlama tarihinden itibaren en geç 180 gün içinde tamamlamalıdır.
11.1.4 EBYS'nin kurulum, konfigürasyon ve uyarlaması, 7.5’deki iş akışları ve iş süreçlerinin analiz ve gerçekleştirim çalışmaları ile paralel olarak yürütülmelidir.
11.1.5 Proje Planı ve Takvimi aşağıdaki başlıkları içerecek şekilde hazırlanarak İdare’nin onayına sunulacaktır. Üzerinde mutabık kalınacak Proje Planı, Yüklenici ve İdare arasında imzalanacak olan işbu alıma ait Sözleşme’nin ekleri arasında yer alacaktır. Proje Planı’nda başlıkların süreleri belirtilmelidir. Proje Planı işlerin gerçekleşme durumlarına göre günlük, haftalık, aylık olarak raporlanmalıdır.
A. EBYS’nin İdare’nin göstereceği sunucu üzerine kurulumu ve çalışır hale getirilmesi,
B. Yüklenici tarafından işbu Şartname’nin 7.5 maddesinde tanımlanacak olan süreçler için EBYS gereksinim analiz raporunun hazırlanması,
C. İdare tarafından gereksinim analiz raporunun onaylanması,
D. İdare tarafından onaylanan gereksinim analiz raporundaki örnek iş süreçlerinin Yüklenici tarafından uyarlanması,
E. Uyarlanan örnek iş süreçlerinin uyarlama raporunun Yüklenici tarafından hazırlanması,
F. İdare tarafından uyarlama raporunun onaylanması,
G. İdare tarafından onaylanan uyarlama ve gereksinim analiz raporundaki örnek iş süreçlerinin Yüklenici tarafından uygulamaya alınması,
H. Uygulamaya alınan örnek iş süreçlerinin uygulama raporunun Yüklenici tarafından hazırlanması,
I. İdare tarafından uygulama raporunun onaylanması,
J. Test sırasında çıkan problemlerin Yüklenici tarafından giderilmesi en çok 2 iş günü ayrılmalıdır. Uygulama tüm problemler giderildikten sonra tamamlanmış kabul edilecektir.
K. Yüklenici tarafından gerçekleştirme, uyarlama ve uygulama raporunun hazırlanması.
11.1.6 Yüklenici tarafından işbu Şartname’nin 10.4 maddesine göre eğitim planı belirtilmelidir.
12 KURULUM
12.1 Yüklenici Yüklenici, Bu şartname kapsamında alınan donanımların, yazılımların kurulumu ile uyumlu ve kusursuz olarak çalışır vaziyette idareye tesliminden sorumlu olacaktır.
12.2 Yüklenici, İş akış diyagramında yer alan işlemleri teklif ettiği hangi ürün ve modül ile gerçekleştireceğini teklifinde belirtecektir.
*% 3 faizli kredi oranı sunar
YanıtlaSil* Nakitsiz Girişimci İçin Sigorta
* Para için garanti
İyi kredi puanı ile Credit Financiaer Home, bireysel veya şirket veya kooperatif derneklerine, endüstriyel ve kişisel çıkarlar için teminatlı krediler ve teminatsız krediler sunar.
İletişim Adresi:
Whatsapp: +15184181390
Doğrudan posta
creditfinancierhome@gmail.com